Blog mejora la calidad de una empresa - Mejora la calidad en una empresa en 4 pasos

Mejora la calidad en una empresa en 4 pasos

En muchas empresas se sigue viendo la calidad como una ventaja competitiva que se le otorga al cliente respecto a la competencia, por eso se decide emprender proyectos como la implementación de Sistemas de Calidad en una empresa como el de la Norma ISO 9001.

Aunque siempre es buena idea un proyecto de este tipo ya que se tendrán beneficios más allá de la satisfacción del cliente, hay organizaciones que no desean llevar a cabo algo tan grande, ya sea por falta de recursos, tiempo, o simplemente no se tiene la voluntad.

Pero debemos recordar que actualmente ya no es suficiente solo ofrecer estándares de calidad aceptables, esto ya se debería tomar como un requisito obligatorio con el que debe cumplir la empresa si quiere tener una competitividad mínima adecuada, y en este artículo te voy a dar 4 pasos para que fácilmente mejores los niveles de calidad de manera significativa que tu empresa ofrece a sus clientes.

Habrá algunos puntos en los que el Departamento de Calidad en una empresa no podrá realizarlos solo y te tendrás que apoyar de diferentes departamentos de la organización, pero implementándolos correctamente te aseguro que obtendrás excelentes resultados.

1- Define los procesos que intervienen en tu empresa y su interacción.

Lo primero que se debe hacer es ordenar las cosas, esto influye mucho en la Gestión de Calidad en una empresa y se hace fácilmente adoptando un enfoque a procesos y no en áreas como comúnmente se tiene implementado.

Enlista los procesos principales

En este punto te puedes basar en las áreas que ya están definidas en tu empresa, junto con todos los participantes haz una lista de todas las que se consideren más importantes.

Debes enfocarte en lo más general, recuerda que son áreas, debes tener en la lista nombres como Administración, Compras, Almacén; y no nombres como Cuentas por Pagar, Facturación, etc. Esos ya serían sub procesos o actividades dentro de los procesos principales.

Organiza los procesos en un diagrama general

En este punto debes acomodar a cada proceso en un diagrama de acuerdo a su naturaleza, este diagrama se llama Macro Proceso, existen 3 tipos de proceso:

  • Procesos de Control o Estratégicos

Esos los vamos a situar en la parte superior de nuestro Macro Proceso, porque marcan la estrategia a seguir y dan lineamientos para toda la empresa, aquí van los procesos como Dirección y Sistema de Gestión de Calidad.

  • Procesos Clave

Estos van en la parte media del diagrama, aquí vas a incluir todos los procesos que integran la parte productiva de la empresa, como Ventas, Producción, Entrega, Control de Calidad, etc,

En estos procesos debes indicar como va el flujo de la información, productos o servicios, apóyate utilizando flechas para interconectarlos desde que el cliente determina sus requisitos hasta que se le entrega los productos o servicios.

  • Procesos de Apoyo o Soporte 

Estos procesos van en la parte inferior del Macro Proceso, aquí van los procesos que brindan apoyo a toda para asegurar que todo siga funcionando correctamente, aquí debes tener procesos como Recursos Humanos, Sistemas y Mantenimientos.

Recuerda que esto no es un organigrama, los procesos que se encuentran en la parte superior no son más importantes que los demás, la idea es organizarlos de una manera entendible de acuerdo a sus actividades.

Tu Macro Proceso debe verse parecido al siguiente:

mejora la calidad de tu empresa - Mejora la calidad en una empresa en 4 pasos

Asigna un responsable a cada proceso

Lo último que falta es determinar quién será el responsable de cada proceso, lo más común es que esta parte ya sea muy fácil porque los mismos responsables de las áreas ahora serán responsables de sus procesos.

No importa que tengas un solo responsable de varios procesos mientras la persona sea capaz de realizar todas las actividades necesarias. Lo que no puedes tener bajo ninguna circunstancia es 2 responsables para un solo proceso, esto hace que se diluyan las responsabilidades y después no sabe a quién pedirle cuentas si no se consiguen los objetivos.

Adjunta a tu diagrama una hoja con 3 columnas: “Nombre del Proceso”, “Responsable”y  “Puesto”, con eso será suficiente.

2- Implementa los Indicadores de desempeño o KPIs

Este punto es muy importante, ya que siempre debes estar evaluando los resultados de los procesos para implementar cambios o mejoras si es necesario, esto también te será muy útil cuando quieras desarrollar la Política de Calidad de la organización en el futuro.

En otro artículo ya he redactado algunos puntos básicos sobre cómo definir KPI’s en tu empresa, entonces en los siguientes puntos me limitaré a decir que es lo que no debes hacer: 

No definas demasiados indicadores

Es cierto que hay que incluir los indicadores que sean suficiente para hacer un correcto análisis del desempeño de cada proceso, pero ten en cuenta que la generación de la información y su análisis lleva tiempo, así que trata de hacerlo fácil para los responsables.

No los definas tú solo

Los indicadores deben estar alineados a los objetivos principales de la empresa, y a la naturaleza del propio proceso.

Cuando defines los indicadores junto con los líderes de los procesos te aseguras de que las metas de algún indicador no van a afectar negativamente a otro. Por ejemplo, puede que un indicador de ventas muy elevado sea correcto para el Proceso Comercial pero puede ser muy alto para la capacidad del Proceso de Producción.

No seas ambiguo en los conceptos

Siempre hay que desarrollar indicadores que sean claros, si quieres medir la satisfacción del cliente tu resultado debe ser un número o calificación de una encuesta y no un término como “buena”, “regular”, o “mala”

CTA QualityWeb360 16.22.19 - Mejora la calidad en una empresa en 4 pasos

3- Realiza el organigrama de tu empresa

Seguramente ya conoces este documento que es una representación gráfica de una empresa donde se definen los puestos y la jerarquía que tiene cada uno.

Aunque el organigrama es muy común, te sorprenderías al saber cuántas empresas no cuentan con uno o lo han hecho de una manera incorrecta, a continuación te doy indicaciones para que lo hagas correctamente.

Utiliza nombres de puestos, no de áreas

Es muy común ver organigramas donde un puesto se llama “Ventas” o “Almacén”, esos no son puestos, son áreas, debes ser mucho más específico al momento de nombrar al puesto, debe ser algo como “Gerente de Ventas” o “Auxiliar de Almacén”.

Respeta las jerarquías de cada nivel

En un organigrama se definen niveles de jerarquía, siendo los niveles más altos los que más jerarquía tienen y por lo tanto más responsabilidad también.

Debes respetar siempre estos niveles, por ejemplo, en el nivel donde estás colocando a los mandos gerenciales no lo mezcles con alguna jefatura.

Un solo jefe por trabajador

Esto es algo que no es tan común por lo menos en el organigrama, ya en la práctica puede resultar diferente, pero es importante cuidar este concepto de cualquier forma.

Asegúrate siempre que cada trabajador tenga un solo jefe a cargo de él, el hecho de tener más jefes puede resultar en confusiones para el trabajador e invariablemente llegaría un punto en que dejaría de realizar alguna actividad que le encargó un jefe por realizar otra que le encargó otro.

4- Desarrolla las descripciones de puestos 

Lo más probable es que en este punto sí requieras el apoyo del Departamento de Recursos Humanos y tomará mayor tiempo pero valdrá la pena, el hecho de que cada trabajador sepa perfectamente cuales son sus objetivos, actividades a realizar y los alcances de su puesto, es benéfico tanto para evitar conflictos al momento de realizar el trabajo como para elevar la calidad en una empresa.

Cada puesto debe tener un documento donde se indique sus conceptos generales. Se puede empezar por realizar una encuesta con cada trabajador para que conteste algunos conceptos como sus actividades, responsabilidades, etc.

Determina las responsabilidades del puesto

El trabajador debe conocer qué es lo que se espera de su puesto, así no habrá duda en caso de que no esté cumpliendo con los objetivos.

Se debe ser muy claro al momento de definir las responsabilidades con frases como: “Brindar atención a las quejas de los clientes y dar seguimiento hasta su cierre” y no solo “atención a clientes”.

Indica las actividades diarias y esporádicas

Se debe incluir un listado de las actividades a realizar en el puesto, tanto las diarias como las esporádicas, esto funcionará para que el trabajador no deje de hacer las cosas importantes.

Documenta el perfil del puesto

Aquí debes indicar cuales son los requisitos que el trabajador debe cumplir para poder ocupar ese puesto.

Es importante mencionar conceptos como la edad, estudios, experiencia y habilidades para que este punto esté completo, si el trabajador que ocupa actualmente el puesto no cumple totalmente con el perfil se pueden tomar acciones como capacitación, formación, etc. para que esté dentro de los requerimientos.

Incluye los indicadores de desempeño o KPIs

El trabajador debe ser consciente de cómo será evaluado el desempeño de su trabajo, aprovecha que ya tienes indicadores de desempeño desarrollados para cada proceso e incluye todos en los que esté involucrado el trabajador incluyendo las metas de los KPIs.

💡 Te puede interesar: 5 Razones por las que no cumples con tus metas de KPI

mejora de calidad - Mejora la calidad en una empresa en 4 pasos

Llevando a cabo estos 4 pasos te aseguro que en muy poco tiempo vas a ver resultados increíbles que aumentarán la productividad de tu empresa y lograrás cumplir con las expectativas del cliente.

Por último, debes asegurarte de que todo el personal tenga acceso a toda la documentación necesaria en el momento en que lo requieran y evitar que consulten documentos obsoletos si se han hecho cambios, esto contribuye significativamente a aumentar la calidad en una empresa, con QUALITYWEB 360 puedes controlar toda la documentación de tu organización, registro de KPIs y mucho más.

CTA QualityWeb360 16.22.19 - Mejora la calidad en una empresa en 4 pasos
Spread the love

Dejá un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Abrir chat
1
Hola, ¿necesitas ayuda?