Blog Cómo elegir un software de gestión de calidad

Cómo elegir el Software de Control de Calidad Correcto

Hay muchas maneras de implementar y administrar un Sistema de Gestión de Calidad, normas como la ISO 9001 no exigen que se haga de determinada manera porque eso va a depender de las condiciones, necesidades, cultura. etc. de la empresa.

Hay empresas que desde el inicio de la implementación optan por contar con herramientas informáticas que faciliten las actividades y hay otras que jamás recurren a estas ya que tienen todo controlado de manera manual.

Hay que reconocer que actualmente el uso de estos sistemas ha ido incrementándose, ya que las tendencias en la manera de trabajar han ido cambiando, cada vez es más común que los trabajadores realicen las actividades desde casa o utilizando documentos electrónicos y la necesidad de contratar este tipo de Software para Sistemas de Gestión aumenta.

Te doy una lista de las características que tienes que considerar para elegir el mejor Software de Control de Calidad para tu empresa dejando fuera el costo ya que este concepto es muy particular de la situación financiera de cada empresa:

1.- Cumplimiento de requisitos

Primero que nada debes asegurarte de que la herramienta que vayas a utilizar cumpla con lo que necesitas, los Sistemas de Gestión de Calidad siempre van a contener 3 requisitos principales, entre otros.

Control de Documentos

Debes asegurar que el personal tenga siempre a la mano la documentación actualizada referente a la realización de las actividades en el momento en que lo necesite y cuando se necesite alguna modificación deben pasar por revisión y aprobación antes de ser distribuida.

Auditorias Internas

Se deben realizar auditorías internas a todos los procesos de la organización para verificar que las actividades se llevan a cabo como lo indican los procedimientos y también que se siguen cumpliendo los requisitos de la norma que está implementada.

El Software de Gestión debe permitirte documentar estas auditorías desde la planeación, ejecución y cierre .

Acciones Correctivas 

Cuando suceden problemas o eventos no favorables dentro de los procesos de la organización, se deben registrar y tomar acciones correctivas para eliminar la causa raíz que los originó.

La herramienta debe permitir la documentación de la causa raíz, asignación de responsables así como el seguimiento adecuado de las acciones correctivas notificando retrasos e incumplimientos en los acuerdos, esto facilitará lograr la satisfacción del cliente.

Software de Control de Calidad

2.- Seguridad de la información

Este apartado es sumamente importante por dos motivos; el primero es que toda la documentación e información con la que estés alimentando al software es confidencial y debes estar seguro de que no se vaya a hacer mal uso de la misma, y dos, porque toda tu documentación estará alojada ahí y si hay algún problema nadie va a poder acceder a ella y las actividades no se realizarán correctamente.

Realización de Respaldos

Asegúrate de que tengas la opción de realizar respaldos cada que lo necesites, así podrás implementar políticas para que tu o algún miembro de la empresa realice un respaldo cada cierto tiempo y tendrás la tranquilidad de contar con una copia de tu información actualizada.

Continuidad del Servicio

Analiza cuales son los mecanismos de seguridad y de restablecimiento del servicio en caso de un evento catastrófico, debes tener la confianza de que el servicio permanecerá siempre disponible porque afectará todas tus operaciones en caso contrario.

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3.-Personalización

Esto va más allá de que puedas incluir el logo de tu empresa en los reportes, cada Sistema de Gestión de Calidad es diferente con necesidades particulares en los usuarios, lenguaje y conceptos que se utilizan.

Asignación de permisos

Revisa si el software de control de calidad que estás evaluando te permite realizar una adecuada asignación de permisos para cada usuario de acuerdo a tus necesidades, pasando por la visualización de documentación, modificación, seguimiento a acciones correctivas, etc.

Modificación de conceptos

Generalmente estas herramientas ya tienen algo de información pre cargada para que se haga uso de la misma en los procesos de la empresa debes asegurarte de que los conceptos más importantes puedan ser personalizados para cumplir con sus necesidades y no cree un efecto adverso en el personal teniendo que capacitarlos nuevamente para entender los nuevos conceptos.

📓 Descarga la Guía para realizar el Análisis de los Riesgos de Calidad de acuerdo a la Norma ISO 9001 

4.- Facilidad de Uso

La implementación de cualquier herramienta de este tipo no es una tarea fácil ya que cambia la manera de trabajar en todos los procesos, si eliges un software de control de calidad difícil de operar, los tiempos de implementación se van a alargar, y cada que exista rotación o personal de nuevo ingreso la capacitación se complicará.

Documentación de ayuda

Fíjate que el Software de Control de Calidad que elijas cuente con información que ayude a saber cómo utilizar todas las características y que sea accesible para cualquier persona.

Esto ayudará mucho en la implementación y si algún usuario no sabe cómo realizar alguna actividad podrá buscar la información por él mismo sin recurrir a nuevas capacitaciones.

Acceso

Recuerda que los estándares como la Norma ISO 9001 tiene como requisito que todos los usuarios tengan acceso a su información y documentación desde el lugar de uso. 

Verifica que se pueda acceder desde el lugar y los dispositivos necesarios para facilitar las actividades de los trabajadores, por ejemplo, si en algunas zonas de trabajo se provee de tablets al personal debes asegurarte de que puedan acceder desde estas.

Actualmente la mejor opción es un software alojado en la nube ya que podrás ingresar desde cualquier lugar siempre y cuando tengas conexión a internet.

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5.- Soporte

Este punto es fundamental, elige un Software de Control de Calidad que te ofrezca un excelente soporte, ya sea para solucionar algún error o aclararte dudas sobre su funcionamiento sin que sea un dolor de cabeza cada que lo solicitas o que genere algún costo extra si lo requieres, si, conozco algunos software que cobran por el soporte.

Medios para Solicitarlo

Revisa cuáles son los medios de soporte establecidos y analiza si se adaptan a tus necesidades, puede ser por medio de tickets, correos, llamadas, etc. Lo importante es que sean de fácil acceso de acuerdo a los procesos de tu empresa.

Tiempos de Respuesta

Pregunta si tienen alguna política sobre los tiempos de respuesta establecidos, sabemos que habrá fallas que se pueden tomar algún tiempo en solucionar, pero lo importante es confiar en que se está trabajando en ellos y te brindarán informes oportunamente.

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Teniendo en mente todos estos conceptos estoy seguro de que podrás elegir el Software de Calidad más perfecto para tus necesidades, prueba QUALITYWEB 360 y conoce todas sus características para administrar Sistemas de Gestión de la mejor manera.

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