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5 Claves Para Implementar ISO 9001

La implementación de un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001 tiene muchos beneficios, es por eso que cada vez más empresas han optado por implementarlos.

Es común que dentro de las organizaciones se tenga como objetivo la obtención de la certificación ISO 9001 y que se opte por realizar la implementación del sistema de gestión de manera interna por petición de la alta dirección.

En esta ocasión quiero darte 5 claves para que puedas realizar la correcta implementación de un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001 y que también te pueden servir para implementar cualquier norma ISO y así obtener cualquier certificación en tu empresa.

1- Obtén el total apoyo de la alta dirección.

Esto es fundamental para cualquier proyecto dentro de una empresa pero más para cuando el objetivo es tan grande como la obtención de una certificación ISO donde todos los involucrados deberán dedicar tiempo a la elaboración de documentación de sus procesos e incluso podrán llegar a verlo como trabajo extra.

Debes confiar plenamente en que si algún miembro del equipo se retrasa o no se compromete con las actividades del sistema de gestión de calidad habrán consecuencias graves para el y así el proyecto de implementación de la norma ISO no se verá afectado negativamente.

2- Forma un equipo de implementación

Este equipo debe ser conformado por los líderes de cada proceso (área o departamento) de la empresa incluyendo al director general. Con ellos vas a llevar a cabo la definición de indicadores de desempeño, desarrollo de procedimientos de trabajo y registros aplicables, etc.

El proyecto va a estar enfocado en trabajar 80% con este equipo y el 20% restante lo vas a dedicar a la capacitación de todo el personal restante.

Asegúrate de que este equipo esté plenamente convencido del proyecto porque será tu mayor aliado para hacer la correcta implementación ISO 9001 y lograr la mejora continua hasta lograr la certificación ISO.

Equipo de implementación

3- Desarrolla un cronograma

Este cronograma debe abarcar todas las etapas del proyecto de manera general, desde las capacitaciones de sensibilización iniciales a todo el personal hasta la auditoría interna y finalmente la certificación ISO.

Adicionalmente realiza cronogramas individuales por etapa de manera detallada, donde cada miembro del equipo pueda ver perfectamente como y cuando va a participar en el proyecto.

Distribuye estos cronogramas con un buen margen de tiempo al equipo para que puedan hacer una programación adecuada de sus actividades incluyendo las del sistema de gestión de calidad ISO 9001.

4- Desarrolla toda la documentación junto con los responsables

Este punto es muy importante, en todos los sistemas de gestión ISO se requiere que exista documentación de cada proceso, ya sea procedimientos de trabajo, instructivos, registros de operación, etc. y generalmente los líderes de proceso van a decirte que no tienen tiempo de realizarlos y te van a querer dar la responsabilidad de elaborar toda su documentación.

Es importante que se entienda que lo primero que se busca en las normas ISO es la estandarización de procesos, o dicho en otras palabras, que todas las actividades se lleven a cabo de la misma manera siempre para obtener el mismo resultado. Para esto cada líder debe comprometerse a llevar a cabo todas las actividades que se mencionan en sus procedimientos e instructivos.

Es difícil que este compromiso se dé cuando la documentación fue hecha por alguien más (o sea tu), así será fácil que te culpen de que las actividades no están bien descritas, y peor aún, toda la responsabilidad de los cambios a su documentación también será tu responsabilidad y así no se llegará a la correcta implementación ISO 9001.

📓 Descarga la Guía para realizar el Análisis de los Riesgos de Calidad de acuerdo a la Norma ISO 9001 

5- Realiza juntas de seguimiento semanales

Debes mantener un buen ritmo en el avance del proyecto y no permitir que los participantes se relajen, lo recomendable es que trabajes con los responsables semanalmente, así das tiempo suficiente para que elaboren las tareas y si algo sale mal puedes corregirlo rápidamente.

Por ejemplo, cuando te encuentres en la etapa de elaboración de documentación, puedes trabajar con los responsables de 5 procesos durante una hora por cuatro martes seguidos y cuando termines continuas con otros 5 procesos otros cuatro martes y así hasta terminar con todos los procesos.

Una vez que hayas arrancado tu sistema de gestión de calidad ISO podrás cambiar a juntas mensuales para la revisión de los indicadores de desempeño o KPI’s.

juntas-de-seguimiento

Un consejo más…

Apoyarte en un software especializado en la administración de sistemas de gestión ISO te puede ayudar mucho en tu proyecto, ya que llevarás a cabo la auditoría interna, el control de documentos, la gestión de acciones correctivas, etc. eficazmente y de manera electrónica, haciendo que estés unos pasos más cerca de la certificación ISO que deseas.

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