sistema de gestión de calidad

5 Mitos de un Sistema de Gestión de Calidad

La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad casi siempre viene de la necesidad de obtener una certificación en la Norma ISO 9001 y al momento de plantear este proyecto en una empresa surgen muchas preguntas y miedos que generan resistencia en la gente.

Se piensa que se va a modificar la manera de trabajar de todos y que las cosas nunca volverán a ser como antes y eso es verdad pero de una forma positiva, en este artículo voy a exponer 5 mitos que la gente comúnmente piensa sobre  una certificación ISO 9001 y que puedes convertir fácilmente en beneficios y  asegurar el éxito de tu proyecto.

1- Voy a trabajar más si se implementa un Sistema de Gestión de Calidad

Esta es una de las creencias más arraigadas desde mi punto de vista, la gente considera que el hecho de llenar registros, solicitar autorizaciones, preparar indicadores de desempeño, etc. es realizar trabajo extra cuando la realidad es que todo eso forma parte de su trabajo, el hecho de que en este momento no se haga no quiere decir que no sea su responsabilidad.

Aunado a esto, cuando se llenan registros, por ejemplo de la inspección de cada producto entrante en almacén, lo que se está realizando es dejar evidencia de que esa actividad si se realizó y el resultado de la misma, teniendo así la posibilidad de demostrar que el producto llegó bien en caso de alguna reclamación.

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2- Me van a poner acciones correctivas

Este concepto de “Acciones Correctivas” en general está muy mal entendido en los Sistemas de Gestión de Calidad, se tienen la creencia de que el personal que se equivoque, que deje de realizar cierta actividad o no llegar a sus metas van a recibir un correctivo o un regaño.

Hay que recordar que lo que se busca en los Sistemas de Gestión de Calidad basados en ISO 9001 es mantener la eficacia y mejorar todos los procesos, y si algo no resulta como se espera las acciones correctivas se deben tomar hacia el proceso no hacia el personal.

Es común que cuando una actividad se haya realizado incorrectamente o no se haya realizado, la causa raíz sea una capacitación inadecuada o la falta de la misma, lo cual no es culpa del personal, sino oportunidades de mejora del proceso.

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3- Va a ser más fácil que la empresa pueda prescindir de mí

Muchas personas sienten que son piezas fundamentales y que la empresa no podría operar sin ellos, solo ellos saben como configurar alguna máquina o tratar con cierto cliente, y al momento de documentar todo el proceso y sus conocimientos en un procedimiento de trabajo se puede llegar a pensar que están revelando todos sus secretos y va a ser mucho más fácil que alguien más haga su trabajo con el mismo resultado.

La realidad es que, como dice la frase, todos somos necesarios pero nadie es indispensable, cualquier elemento de la organización se puede ir y tarde o temprano llegará alguien más que realice las actividades de igual o mejor manera, entonces no se debería sentir ningún temor al respecto.

Ahora bien, viendo el lado positivo, cuando se documentan paso a paso cómo se deben realizar las actividades en un Sistema de Gestión de Calidad el personal tendrá más libertades, por ejemplo, de tomar vacaciones o permisos, o incluso colocarse en otra área o puesto si así se desea, ya que fácilmente otro elemento podrá llevar a cabo la misma tarea con iguales resultados.

4- Existe mucha burocracia en un Sistema de Gestión de Calidad

Pues esto es relativo, sí habrá más burocracia y en general se pudiera llegar a tener la idea de que los procesos son un poco más lentos, pero esto es por una buena razón, “Control”.

Cuando las empresas trabajan sin procesos definidos como lo requiere la Norma ISO 9001 se tienen muchas libertades y esto da la percepción de que es algo positivo porque hace el trabajo muy flexible y dinámica, pero viéndolo desde un punto de vista más analítico esto es muy perjudicial ya que si no se tiene un procedimiento documentado la gente tiende a improvisar al momento de hacer las actividades, se realiza la primer actividad, después se pasa al ingreso del expediente, se olvidó que necesita una firma y se regresa a solicitarla, etc.

Esta situación, lejos de hacer más dinámicos los procesos genera mucho re trabajo y pérdida de tiempo, con la creación de un Sistema de Gestión de Calidad se tendrán procesos definidos en lo que no se podrán saltar actividades, aparte recuerda que si el proceso no es eficiente siempre se puede mejorar.

📓 Descarga la Guía para realizar el Análisis de los Riesgos de Calidad de acuerdo a la Norma ISO 9001 

5- Me van a controlar y decirme como debo trabajar 

El personal debe recordar que los expertos en la realización de las actividades son ellos, la persona que implementa Sistemas de Gestión como en la Norma ISO 9001 es experta precisamente en eso y no en las actividades propias de la empresa en la que realiza la implementación.

Claro que habrá cambios en los procesos pero estarán enfocados en un mejor control de las actividades, el cumplimiento de los objetivos de calidad y siempre deben estar avalados por los líderes. Esto aumentará la eficacia de todos los procesos y se tendrán mejoras sustanciales en toda la empresa.

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Debes ofrecer todas la herramientas necesarias para hacer que todo el personal adopte el Sistema de Gestión de Calidad de la mejor manera y la adopción de un software que controle todos los aspectos que requiere la Norma ISO 9001 puede ser de mucha ayuda.

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