El uso de carpetas compartidas ha sido el tipo de sistema de gestión de documentos que más se ha implementado en las empresas, debido a que hasta este momento había logrado satisfacer la necesidad de disponer de una data central de almacenamiento. En donde, los empleados de una empresa podían acceder –sin ningún “inconveniente”- para verificar y compartir algún tipo información o documentación sobre el trabajo. En el pasado, el uso de carpetas compartidas como sistema de gestión de documentos había cobrado protagonismo porque al compartir una carpeta de un equipo, se conseguía que otros equipos conectados en la misma red local lograran acceder a los archivos dentro de ella. Los empleadores utilizaban este mismo sistema de gestión de documentos porque se observaba que el trabajo en red aporta un aumento en la productividad de sus empleados y por supuesto amortigua costos en gran medida, ganando espacio y reduciendo la complejidad de los sistemas para la atención al cliente.

Desventajas de utilizar carpetas compartidas

Tradicionalmente el uso de carpetas compartidas era un sistema de gestión de documentos que cumplía bien sus objetivos. Pero en cierto momento aparecieron necesidades adicionales. Debido a que:

Otros usuarios pueden acceder a la información y hacer mal uso de ella.
Los usuarios no pueden trabajar sobre la información al mismo tiempo.
Otros usuarios pueden modificar o copiar la información.
Si la computadora que contiene la carpeta está desconectada de la red o está apagada, no se puede acceder a esos archivos.
Si dos personas acceden al mismo tiempo a un mismo documento y hacen cambios al mismo tiempo, los cambios en el documento realizado por una de las partes, no queda guardado.

Además, con el uso de carpetas compartidas se impuso la necesidad de compartir los archivos fuera de los límites físicos de la empresa, por internet, eso ocurrió a raíz de la expansión de los teléfonos inteligentes de los últimos años. Además de compartir los archivos con los empleados, ahora es necesario compartirlos con los clientes, facilitar el teletrabajo, la conciliación y la flexibilidad de horarios. Se necesita acceso remoto y con diferentes dispositivos. Ahora, se suma la necesidad de mantener esos archivos seguros frente a virus y ataques externos, además de mantener copias de seguridad en otras localizaciones geográficas. Con el avance de la era digital es de suma importancia estar a la vanguardia y a la delantera en el entorno empresarial para brindar un servicio altamente eficaz que logre satisfacer las necesidades de los clientes y disminuir los tiempos de atención realizados por los colaboradores. Para obtener estos resultados es importante dejar de lado el uso de carpetas compartidas y contar con un software de gestión de documentos actualizado que les permita llegar a ellos.

Software de Gestión de Documentos

Un sistema de gestión de documentos es un programa de base de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos administrativos. Hoy por hoy, existen muchos sistemas de gestión de documentos pero no todos son iguales, ni en funciones, ni en objetivos. Escoger un buen sistema para una empresa es de suma importancia debido a dos razones:

La primera que todos los archivos e información con la que se está alimentando la red de la empresa deberá ser confidenciales y debe estar sumamente seguro, que estos no vaya a ser mal utilizados por terceros o por los mismos colaboradores. Con el uso de carpetas compartidas, esto no se puede lograr.
La segunda razón es porque toda la documentación de la empresa estará alojada en el sistema de gestión de documentos y si existe algún problema, nadie podrá acceder a él y las actividades no se realizarán correctamente.

QUALITYWEB 360

Este es un software de gestión de documentos con el que se puede administrar de manera sencilla el control de todos los procesos de una empresa, lo que concede realizar gestiones en todo momento y desde cualquier lugar. QUALITYWEB 360 no es un sistema de gestión común, está desarrollado bajo la Normativa ISO 9001. Al contar con los estándares de dicha normativa lo convierte en el mejor sistema de gestión de documentos porque también administra todos los archivos y permite tener dicha información proveniente desde un mismo lugar. La normativa ISO 9001 está diseñada para brindar satisfacción a los clientes y mejorar la comunicación interna, la comprensión y el control de los procesos de las empresas, además, está orientado a brindar confianza en los productos y servicios proporcionados por una empresa. Los usuarios de este sistema son ilimitados lo que permite trabajar con muchos colaboradores, reduce los tiempos de trabajo debido a que no es necesario iniciar la redacción de cero de documentos. Varios empleados pueden trabajar al mismo tiempo un documento y todos los cambios son guardados en este. Finalmente, puedes hacer uso de la información sin la necesidad de encontrarte dentro de las instalaciones de la empresa, solo necesitas un dispositivo que cuente con acceso a internet. Cabe añadir que QUALITYWEB 360 no es solo un sistema de gestión de documentos, es un sistema de mantenimiento y también es un sistema de gestión de calidad por lo que ayuda a establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente los procesos necesarios de las empresas. Con el uso del sistema de gestión de documentos que te ofrece QUALITYWEB 360, como empleador podrás ver un aumento en la optimización y productividad de los colaboradores de tu empresa reflejados en la calidad y eficiencia que este sistema te ofrece. Todos los procesos que ofreces como empresa se verán reflejados en el mercado empresarial marcando una gran diferencia en el servicio brindado para tus clientes.

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