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Impacto de Un Sistema De Gestión De Calidad

Cuando buscas una certificación de un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001, lo primero que tienes que hacer es un proyecto de implementación.

Esto no es tarea fácil, es un proyecto largo donde vas a necesitar apoyo de todos si lo quieres hacer adecuadamente, sin embargo con el tiempo, te darás cuenta de que traerá muchos beneficios aún cuando no persigas una certificación ISO 9001 como tal, te menciono algunos a continuación.

gestión de calidad - hombre de negocios

Adopción de un enfoque basado en procesos

El requisito inicial en cualquier sistema de gestión de calidad es cambiar a un enfoque basado en procesos, esto quiere decir que ya no se puede organizar a la empresa en áreas o departamentos, sino en procesos.

Cuando se visualiza a una organización en áreas o departamentos es complicado tener claridad sobre las actividades que se llevan a cabo dentro de cada uno y la relación que se tienen con las demás áreas porque se da una impresión de que cada uno es totalmente independiente.

En cambio, al adoptar un enfoque basado en procesos se determinan todos los procesos que se realizan en la organización, se analiza cómo se relacionan entre sí y se detallan todas las actividades que se llevan a cabo dentro de cada uno haciendo más fácil el entendimiento general de la empresa y la resolución de problemas llegando hasta la causa raíz del mismo por medio de acción correctiva.

Se llega a una mejora continua en todos los procesos

Todos los sistemas de gestión de calidad incluyen requisitos que van encaminados a la mejora continua de todos los procesos de la organización, generalmente son tres.

Determinar objetivos de calidad generales e indicadores de desempeño o KPIs para cada proceso y evaluarlos periódicamente implementando acción correctiva en caso de incumplimientos, haciendo el análisis de causa raíz correspondiente.

Llevar a cabo auditorías internas para verificar que todas las actividades descritas en los procedimientos de trabajo y requisitos de la norma internacional se realizan en tiempo y forma, en caso de buscar una certificación ISO 9001, se deberá realizar una auditoría de certificación, es muy parecida a esta pero se lleva a cabo por parte de un ente de certificación.

Realizar revisiones por parte de la alta dirección para verificar los resultados que ha tenido el sistema de gestión de la calidad aplicando acción correctiva si es necesario.

💡 Te puede interesar: 5 Claves para Implementar ISO 9001 Correctamente

Se incrementa la satisfacción del cliente

Para conocer si estás logrando la satisfacción del cliente debes analizar si los servicios ofrecidos o los productos suministrados cumplen con los estándares de calidad de tus clientes, para esto debes conocer cuáles son sus necesidades y expectativas.

En los sistemas de gestión de calidad ISO 9001 es un requisito verificar el cumplimiento de los requisitos de tus clientes constantemente, ya que cualquier incumplimiento se considera como una falla de calidad. Lo más fácil es realizar esta verificación por medio de encuestas.

Con estas evaluaciones te aseguras de que el sistema de gestión de calidad está siendo efectivo, ya que el objetivo final es siempre llegar a una satisfacción del cliente dentro de los límites aceptables por la empresa.

gestión de calidad en las empresas

Se detectan oportunidades de mejora

Se debe visualizar la auditoría interna y la auditoría de certificación como herramientas de mejora continua de la organización.

Si bien el fin principal es el de detectar incumplimientos hacia el sistema de gestión de la calidad y aplicar acción correctiva analizando la causa raíz que lo originó, también se busca encontrar oportunidades de mejora en todos los procesos y así fortalecer el sistema de gestión de la calidad.

Algo muy común de detectar en auditoría interna y auditoría de certificación son las necesidades de formación del personal, la norma ISO 9001 requiere un programa de formación implementado que generalmente lo realiza el proceso de recursos humanos pero este puede mejorarse cuando se revisa directamente si el personal se encuentra bien capacitado.

Se crea un compromiso a través de la política de calidad

La norma ISO 9001 requiere que se tenga establecida una política de calidad por parte de la alta dirección para el sistema de gestión de la calidad, está tiene que ser distribuida y entendida en toda la organización.

La política de calidad no solamente es un texto para enmarcarlo y dejarlo en recepción, realmente tiene que ser transmitida adecuadamente a todos los trabajadores, incluyendo el compromiso que se tiene hacia el cumplimiento de los indicadores de desempeño o KPI’s y objetivos de calidad de la organización.

La implementación la lleva a cabo generalmente el proceso de recursos humanos a través de capacitaciones a todo el personal pero se debe tomar acción correctiva en caso de que se detecte que los trabajadores no la conocen o no se tiene un adecuado entendimiento de ella.

Estandarización de actividades

Uno de los objetivos finales de los sistemas de gestión de la calidad es la estandarización de procesos, o dicho en otras palabras, que todas las actividades se realicen siempre de la misma manera para obtener el mismo resultado.

Esta estandarización de procesos se lleva a cabo por medio de la elaboración de procedimientos de trabajo de todos los procesos para que los trabajadores sepan perfectamente que actividades realizar, en qué momento, quién las debe realizar y donde serán registradas.

La empresa se debe asegurar de que esta documentación sea distribuida adecuadamente para que los responsables siempre tengan a la mano sus procedimientos, se controlen los cambios a estos y se resguarden los registros de evidencia de una manera segura.

Generación de evidencia de la realización de actividades.

Tal vez lo más importante en cualquier sistema de gestión de la calidad sea la evidencia de que las actividades se están realizando en tiempo y forma, esto se lleva a cabo por medio del llenado de registros de control.

Estos registros de control también se conocen como formatos, es muy importante que se tenga un adecuado control de estos ya que la información que se registre debe ser recuperable en el futuro, es por eso que la norma ISO 9001 requiere que se detalle para cada uno donde y quien lo va a resguardar, que tipo de almacenamiento y protección tendrá cuánto tiempo se va a mantener y que se hará cuando se cumpla este tiempo.

📓 Descarga la Guía para realizar el Análisis de los Riesgos de Calidad de acuerdo a la Norma ISO 9001 

Sistema de gestión de calidad

Como puedes ver, la implementación de un sistema de gestión de la calidad basado en alguna norma ISO 9001 puede parecer un reto desafiante pero es algo que vale la pena para la empresa, aprovechar cualquier recurso disponible te será de mucha ayuda como la adopción de un software especializado en administración de sistemas de gestión de calidad.

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