Cuando te embarcas en el camino de implementar un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001, la tarea puede parecer abrumadora. El desafÃo no solo radica en comprender los requisitos, sino también en llevar a cabo con éxito un proyecto de implementación integral.
Sin el enfoque y el apoyo adecuados, este proyecto a largo plazo puede volverse rápidamente en tu contra, lo que puede llevar a retrasos y a la posible pérdida de oportunidades de mejora.
Sin embargo, a pesar de estos desafÃos, los beneficios de implementar un Sistema de Gestión de Calidad van mucho más allá de simplemente lograr la certificación. Con el apoyo y el compromiso adecuados, el proyecto ofrecerá ventajas significativas para tu organización.
A continuación, te compartimos más información.
Adopción de un enfoque basado en procesos
El requisito inicial en cualquier sistema de gestión de calidad es cambiar a un enfoque basado en procesos, esto quiere decir que ya no solo se organizará la empresa en áreas o departamentos, sino que se agregarán procesos.
Cuando se visualiza a una organización en áreas o departamentos es complicado tener claridad sobre las actividades que se llevan a cabo dentro de cada uno y la relación que se tienen con las demás áreas porque se da una impresión de que cada uno es totalmente independiente.
En cambio, al adoptar un enfoque basado en procesos se determinan todos los procesos que se realizan en la organización, se analiza cómo se relacionan entre sà y se detallan todas las actividades que se llevan a cabo dentro de cada uno haciendo más fácil el entendimiento general de la empresa y la resolución de problemas llegando hasta la causa raÃz del mismo por medio de acción correctiva.
Se llega a una mejora continua en todos los procesos
Todos los sistemas de gestión de calidad incluyen requisitos que van encaminados a la mejora continua de todos los procesos de la organización, generalmente son tres.
- Determinar objetivos de calidad generales e indicadores de desempeño o KPIs para cada proceso y evaluarlos periódicamente implementando acción correctiva en caso de incumplimientos, haciendo el análisis de causa raÃz correspondiente.
- Llevar a cabo auditorÃas internas para verificar que todas las actividades descritas en los procedimientos de trabajo y requisitos de la norma internacional se realizan en tiempo y forma, en caso de buscar una certificación ISO 9001, se deberá realizar una auditorÃa de certificación, es muy parecida a esta, pero se lleva a cabo por parte de un ente de certificación.
- Realizar revisiones por parte de la alta dirección para verificar los resultados que ha tenido el sistema de gestión de la calidad aplicando acción correctiva si es necesario.
Se incrementa la satisfacción del cliente
Para conocer si estás logrando la satisfacción del cliente debes analizar si los servicios ofrecidos o los productos suministrados cumplen con los estándares de calidad de tus clientes, para esto debes conocer cuáles son sus necesidades y expectativas.
En los sistemas de gestión de calidad ISO 9001 es un requisito verificar el cumplimiento de los requisitos de tus clientes constantemente, ya que cualquier incumplimiento se considera como una falla de calidad. Lo más fácil es realizar esta verificación por medio de encuestas.
Con estas evaluaciones te aseguras de que el sistema de gestión de calidad está siendo efectivo, ya que el objetivo final es siempre llegar a una satisfacción del cliente dentro de los lÃmites aceptables por la empresa.
Se detectan oportunidades de mejora
La norma ISO 9001 requiere que se tenga establecida una polÃtica de calidad por parte de la alta dirección para el sistema de gestión de la calidad, está tiene que ser distribuida y entendida en toda la organización.
La polÃtica de calidad no solamente es un texto para enmarcarlo y dejarlo en recepción, realmente tiene que ser transmitida adecuadamente a todos los trabajadores, incluyendo el compromiso que se tiene hacia el cumplimiento de los indicadores de desempeño o KPI’s y objetivos de calidad de la organización.
La implementación la lleva a cabo generalmente el proceso de recursos humanos a través de capacitaciones a todo el personal pero se debe tomar acción correctiva en caso de que se detecte que los trabajadores no la conocen o no se tiene un adecuado entendimiento de ella.
Se crea un compromiso a través de la polÃtica de calidad
Tal vez lo más importante en cualquier sistema de gestión de la calidad sea la evidencia de que las actividades se están realizando en tiempo y forma, esto se lleva a cabo por medio del llenado de registros de control
.
Estos registros de control también se conocen como formatos, es muy importante que se tenga un adecuado control de estos ya que la información que se registre debe ser recuperable en el futuro, es por eso que la norma ISO 9001 requiere que se detalle para cada uno donde y quien lo va a resguardar, que tipo de almacenamiento y protección tendrá cuánto tiempo se va a mantener y que se hará cuando se cumpla este tiempo.
Como puedes ver, la implementación de un sistema de gestión de la calidad basado en alguna norma ISO 9001 puede parecer un reto desafiante, pero es algo que vale la pena para la empresa, aprovechar cualquier recurso disponible te será de mucha ayuda como la adopción de un software especializado en administración de sistemas de gestión de calidad.
Si estás listo para dar el siguiente paso, te invitamos a explorar el caso de éxito de uno de nuestros clientes.
