L’implementazione di un sistema di gestione per la qualità basato sullo standard ISO 9001 ha molti vantaggi, ecco perché ogni volta più aziende hanno scelto di implementarli.
È comune che all’interno delle organizzazioni l’obiettivo sia quello di ottenere la certificazione ISO 9001 e che scelgano di effettuare internamente l’implementazione del sistema di gestione su richiesta dell’alta direzione .
In questa occasione voglio darti 5 chiavi affinché possa attuare la corretta implementazione di un sistema di gestione per la qualità basato sulla norma ISO 9001 e che possa essere utilizzato anche per implementare qualsiasi norma ISO e ottenere così una qualsiasi certificazione nella vostra azienda.
1- Ottieni il pieno supporto dell’alta direzione.
Questo è essenziale per qualsiasi progetto all’interno di un’azienda, ma ancora di più quando l’obiettivo è grande quanto l’ottenimento di una certificazione ISO in cui tutte le persone coinvolte devono dedicare del tempo alla preparazione della documentazione delle loro processi e possono persino vederlo come un lavoro aggiuntivo.
Devi avere piena fiducia che se un membro del team è in ritardo o non si impegna nelle attività del sistema di gestione per la qualità, ci saranno gravi conseguenze per loro e quindi il progetto di implementazione dello standard ISO non sarà influenzato negativamente.
2- Forma un team ISO 9001 di implementazione
Questo team dovrebbe essere composto dai leader di ogni processo (area o dipartimento) dell’azienda, incluso il direttore generale. Con loro si effettuerà la definizione dei key performance indicator o KPI, lo sviluppo delle procedure di lavoro, i record applicabili, ecc.
Il progetto sarà focalizzato su lavorare per l’80% con questo team e il restante 20% sarà dedicato alla formazione di tutto il personale rimanente.
Assicurati che questo team sia pienamente convinto del progetto perché sarà il tuo più grande alleato per effettuare la corretta implementazione della ISO 9001 e ottenere un miglioramento continuo fino al raggiungimento della certificazione ISO.
3- Sviluppa un programma di implementazione ISO 9001
Questo programma dovrebbe coprire tutte le fasi del progetto in modo generale, dalla formazione di consapevolezza iniziale per tutto il personale all’audit interno e infine alla certificazione ISO.
Inoltre, crea programmi individuali per fase in modo dettagliato, in cui ogni membro del team può vedere perfettamente come e quando parteciperà al progetto.
Distribuisce questi programmi con un buon margine di tempo al team in modo che ognuno possa effettuare un’adeguata programmazione delle proprie attività, comprese quelle del sistema di gestione per la qualità ISO 9001.
4- Sviluppa tutta la documentazione richiesta por la ISO 9001 insieme ai responsabili
Questo punto è molto importante, tutti i sistemi di gestione ISO richiedono la documentazione di ogni processo, che si tratti di procedure di lavoro, istruzioni, registri delle operazioni, ecc. E in generale i responsabili del processo ti diranno che non hanno tempo per eseguirli e vorranno darti la responsabilità di preparare tutta la loro documentazione.
È importante capire che la prima cosa che si cerca negli standard ISO è la standardizzazione dei processi, o in altre parole, che tutte le attività vengano svolte allo stesso modo sempre per ottenere lo stesso risultato. Per questo, ogni leader deve impegnarsi a svolgere tutte le attività menzionate nelle proprie procedure e istruzioni di lavoro.
È difficile che questo impegno si verifichi quando la documentazione è stata fatta da qualcun altro (cioè tu), quindi sarà facile per loro biasimarti se le attività non sono ben descritte e, peggio ancora, tutta la responsabilità dei cambiamenti anche alla documentazione sarà la tua responsabilità e quindi la corretta implementazione della ISO 9001 non sarà raggiunta.
5- Tenere riunioni settimanali di follow-up del progetto ISO 9001
È necessario mantenere un buon ritmo nell’avanzamento del progetto e non permettere ai partecipanti di rilassarsi, si consiglia di lavorare settimanalmente con ogni responsabile. In questo modo dai loro abbastanza tempo per eseguire i compiti che hai assegnato loro e se qualcosa va male puoi correggerlo rapidamente.
Ad esempio, quando sei nella fase di preparazione della documentazione, puoi lavorare con i responsabili di cinque processi individualmente per un’ora con ognuno ogni martedì per quattro martedì consecutivi e quando finisca, continuare con altri cinque processi per altri quattro martedì e così via fino a quando finisca con tutti i processi.
Dopo aver avviato il tuo sistema di gestione per la qualità ISO, puoi passare alle riunioni mensili per esaminare gli key performance indicator o KPI.
Un consiglio in più …
Appoggiarsi in un software specializzato nell’amministrazione dei sistemi di gestione ISO può aiutarti molto nel tuo progetto, poiché eseguirai l’audit interno, il controllo documentale, la gestione delle azioni correttive, ecc. In modo efficiente ed elettronico, portandoti più vicino di qualche passo alla certificazione ISO che desideri.
