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Come Definire KPI Aziendali?

Quando si vuole implementare un sistema di gestione della qualità come nella norma ISO 9001, è un requisito essenziale misurare le prestazioni di tutti i processi aziendali (via KPI aziendali) per sapere se sta soddisfacendo il suo obiettivo specifico e quelli dell’organizzazione.

Ottenere dati e conoscere l’andamento dei processi ci aiuta sia a prendere decisioni che a migliorare continuamente, poiché in caso di non conformità dobbiamo intraprendere azioni correttive.

Per questo dobbiamo determinare uno o più Indicatori Chiave di Prestazione o KPI (Key Performance Indicator per il suo acronimo in inglese) per ogni processo, e quindi essere in grado di sapere se dobbiamo adeguare la strategia per garantire il raggiungimento degli obiettivi dell’azienda.

In questo articolo ti dirò cosa devi fare per definire correttamente gli indicatori chiave di prestazione per ogni processo così come i suoi obiettivi:

1- Definisci gli KPI Aziendali insieme ai leader di tutti i processi

Se non hai già definito i processi che intervengono nella tua organizzazione, lo farei Consiglio di farlo prima di continuare. Lavorare con un approccio basato sui processi ti darà grande chiarezza quando si tratta di comprendere gli obiettivi e le capacità di ciascuno, oltre a definire i loro limiti e responsabilità.

È importante che quando si definiscono gli indicatori chiave di prestazione, si faccia affidamento sulla partecipazione dei leader di tutti i processi per mantenere l’allineamento degli obiettivi generali e particolari, poiché ciò che accade in un processo influenza gli altri e l’idea è che ogni indicatore aggiunge valore sia al processo stesso che ad altri, se possibile.

Si consiglia di tenere una dinamica o un workshop con tutti i leader in cui prima si spiega l’obiettivo di implementare i KPI aziendali e come verranno definiti, quindi lasciare che ognuno lavori sulla definizione del proprio processo e alla fine faccia una revisione in impostato in modo che tutti possano avere un’opinione su tutti gli indicatori aggiungendo gli indicatori necessari o eliminando quelli che non aggiungono valore.

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2- Includi tutti i KPI Aziendali che siano necessari

Di solito, un singolo indicatore chiave di prestazione non sarà sufficiente per misurare adeguatamente un processo, è come quando si inizia un esercizio e un regime dietetico e si misura solo il proprio peso, con quel valore di per sé non sarai in grado di definire se stai davvero andando bene, devi anche prendere in considerazione la percentuale di grasso o l’indice di massa corporea tra gli altri.

La stessa cosa accade nei processi, il semplice fatto di misurare il tempo di produzione, ad esempio, non sarà sufficiente, dovrai misurare anche la percentuale di scarti, forse per poterti dare un’idea chiara se si tratta di una prestazione adeguata o meno. Nel caso in cui stai implementando un sistema di gestione della qualità ISO 9001, dovrai definire indicatori di qualità.

Non cada neanche nella situazione di avere troppi indicatori per un singolo processo perché in seguito sarà molto difficile tenerne traccia e gli incontri di revisione saranno eterni.

Quando si definisce ogni KPI, prova a rispondere alle seguenti domande per vedere se vale davvero la pena stabilirlo:

  • Come verrà misurato?
    A volte è molto difficile ottenere le informazioni e il rapporto costi-benefici non è adeguato.
  • Perché deve essere misurato?
    Analizza se sapere i dati aggiungono davvero valore a questo o a un altro processo.

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3- Stabilisci gli obiettivi di gli Indicatori Chiave di Prestazione con il metodo SMART

Per poter affermare che il processo è efficace o sta funzionando bene, è necessario fissare obiettivi per ogni indicatore chiave di prestazione.

Puoi impostare obiettivi in ​​cui devi raggiungere un valore minimo, essere al di sotto di un valore massimo o rimanere entro un intervallo specifico.

In ogni caso, l’ideale è seguire il metodo SMART per definire i tuoi obiettivi:

  • Specific (Specifico): Definisci un obiettivo particolare, esempio: “Mantieni un massimo del 5% del prodotto rifiutato”
  • Measurable (Misurabile): Utilizza sempre valori numerici come percentuali, quantità, ecc.
  • Achievable (Realizzabile): L’obiettivo deve rappresentare una sfida per il processo ma allo stesso tempo deve essere realizzabile in modo da non generare demotivazione nel personale coinvolto.
  • Relevant (Pertinente): Questo va di pari passo con la domanda: perché deve essere misurato? Se non è importante, non ha senso mantenerlo.
  • Time-Oriented (Limitato nel tempo): definisce il periodo di tempo in cui rivedrai i dati restituiti. (mensile, semestrale, annuale, ecc.)

4- Convalida i KPI con il top management

Sebbene la realtà sia che anche il top management conta come un processo e l’ideale è avere la loro partecipazione all’intero processo di definizione dei KPI al fine di ottenere anche il loro impegno per quanto riguarda il raggiungimento degli obiettivi supportando l’adozione di azioni correttive in caso di violazione, potrebbe essere necessario svolgere le attività senza la loro presenza.

In questo caso, una volta terminata la definizione degli indicatori chiave di prestazione di tutti i processi (è un’attività che può richiedere diversi giorni), è necessario presentarli all’alta direzione per la convalida, adeguando quanto necessario. secondo la strategia aziendale globale.

In un sistema di gestione della qualità come la ISO 9001, la partecipazione del top management alle revisioni dei risultati è un requisito specifico, quindi dovresti prestare particolare attenzione se stai cercando un’implementazione di questo tipo.

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5- Comunica questi indicatori a tutte le persone coinvolte.

Questo punto è fondamentale, tutto il personale aziendale deve sapere come verranno valutati i propri processi e con quale periodicità. Ciò include anche comunicargli i risultati che si stanno ottenendo.

Quando si coinvolge tutto il personale si genera maggiore impegno per il raggiungimento degli obiettivi prefissati e anche maggiore partecipazione nell’intraprendere azioni correttive in caso di eventuali non conformità.

È possibile installare pannelli informativi in ​​ogni area e incollare lì i grafici dei risultati KPI in modo che tutti li abbiano costantemente in vista se stanno raggiungendo gli obiettivi e le tendenze che si stanno ottenendo.

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L’utilizzo di alcuni software per lo sviluppo e il monitoraggio degli indicatori renderà tutto molto più semplice in quanto vi darà una guida alle informazioni che dovete tenere in considerazione per definirli e vi aiuterà a dare un monitoraggio adeguato, intraprendendo azioni correttive se necessario.

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