--- url: https://www.qualityweb360.com/it/garantire-la-qualita-attraverso-il-controllo-dei-documenti/ title: "Controllo documentale ISO 9001: la procedura in 7 passi (con esempio)" language: it kind: post generated: 2026-09-22T07:00:18Z source: https://www.qualityweb360.com/ --- # Controllo documentale ISO 9001: la procedura in 7 passi (con esempio) - [Home](https://www.qualityweb360.com/it/) - [Gestione della Qualità 360](https://www.qualityweb360.com/it/gestione-della-qualita-360/) - Controllo documentale ISO 9001: la procedura in 7 passi (con esempio) # Controllo documentale ISO 9001: la procedura in 7 passi (con esempio) Se almeno una volta un operatore ha lavorato con un’istruzione non più in vigore, sai quanto costa il controllo documentale quando si inceppa. Di rado è un disastro visibile: è la revisione 3 stampata in linea mentre la 4 è nella casella di posta di qualcuno, o la procedura aggiornata in una cartella senza avvisare nessuno. Durante l’audit diventa la non conformità più facile da rilevare. La buona notizia è che la ISO 9001 non chiede un sistema complicato. Chiede che ogni documento abbia un responsabile, una revisione, un’approvazione e un unico posto dove si consulta la versione giusta. In questa guida trovi cosa richiede esattamente il punto 7.5, la procedura di controllo documentale in 7 passi, un esempio di elenco principale e le evidenze da mostrare quando l’auditor le chiede. **In breve:** per il controllo documentale ISO 9001 servono un elenco principale dei documenti, una codifica univoca, un flusso di redazione, verifica e approvazione, un modo per ritirare le copie obsolete, il controllo dei documenti di origine esterna e un riesame periodico con gestione delle modifiche. Più sotto trovi un esempio di elenco principale e la struttura della procedura. Se preferisci le versioni modificabili, la guida gratuita include la struttura documentale in Excel e il modello di procedura in Word. Sommario - [Cosa richiede la ISO 9001 sul controllo documentale (punto 7.5)](#Cosa_richiede_la_ISO_9001_sul_controllo_documentale_punto_75) - [Documento e registrazione non sono la stessa cosa](#Documento_e_registrazione_non_sono_la_stessa_cosa) - [La procedura di controllo documentale in 7 passi](#La_procedura_di_controllo_documentale_in_7_passi) - [1. Fai l’inventario e costruisci l’elenco principale](#1_Fai_linventario_e_costruisci_lelenco_principale) - [2. Scegli una codifica che si capisca da sola](#2_Scegli_una_codifica_che_si_capisca_da_sola) - [3. Stabilisci chi redige, chi verifica e chi approva](#3_Stabilisci_chi_redige_chi_verifica_e_chi_approva) - [4. Controlla la distribuzione: una sola revisione in vigore a portata di mano](#4_Controlla_la_distribuzione_una_sola_revisione_in_vigore_a_portata_di_mano) - [5. Ritira gli obsoleti (e identifica quelli che conservi)](#5_Ritira_gli_obsoleti_e_identifica_quelli_che_conservi) - [6. Controlla i documenti di origine esterna](#6_Controlla_i_documenti_di_origine_esterna) - [7. Pianifica i riesami e gestisci le modifiche](#7_Pianifica_i_riesami_e_gestisci_le_modifiche) - [Esempio: come si presenta un elenco principale](#Esempio_come_si_presenta_un_elenco_principale) - [Cosa verifica l’auditor e quali evidenze mostrare](#Cosa_verifica_lauditor_e_quali_evidenze_mostrare) - [I 5 errori che generano più rilievi](#I_5_errori_che_generano_piu_rilievi) - [Excel, cartella condivisa o software?](#Excel_cartella_condivisa_o_software) - [Domande frequenti sul controllo documentale ISO 9001](#Domande_frequenti_sul_controllo_documentale_ISO_9001) - [Qual è la differenza tra controllo dei documenti e controllo delle registrazioni?](#Qual_e_la_differenza_tra_controllo_dei_documenti_e_controllo_delle_registrazioni) - [La ISO 9001 richiede una procedura documentata per il controllo documentale?](#La_ISO_9001_richiede_una_procedura_documentata_per_il_controllo_documentale) - [Quanti documenti obbligatori richiede la ISO 9001:2015?](#Quanti_documenti_obbligatori_richiede_la_ISO_9001_2015) - [Con quale frequenza vanno riesaminati i documenti del SGQ?](#Con_quale_frequenza_vanno_riesaminati_i_documenti_del_SGQ) - [Cos’è l’elenco principale dei documenti?](#Cose_lelenco_principale_dei_documenti) - [Cosa succede se il controllo documentale non regge durante un audit ISO 9001?](#Cosa_succede_se_il_controllo_documentale_non_regge_durante_un_audit_ISO_9001) ## Cosa richiede la ISO 9001 sul controllo documentale (punto 7.5) Dalla revisione 2015 la norma non distingue più tra “documenti” e “registrazioni”: li riunisce sotto il termine **informazioni documentate**. Il requisito si trova nel [punto 7 della ISO 9001 (Supporto)](https://www.qualityweb360.com/it/iso-9001-clausola-7-supporto/) ed è diviso in due parti: - **7.5.2 Creazione e aggiornamento:** ogni documento deve avere identificazione e descrizione (titolo, data, autore o codice), un formato e un supporto adeguati, e un riesame e un’approvazione che ne confermino idoneità e adeguatezza. - **7.5.3 Controllo:** il documento deve essere disponibile dove serve, protetto da perdita o uso improprio, e controllato nella distribuzione, nell’accesso, nell’archiviazione, nelle modifiche di revisione, nella conservazione e nell’eliminazione. Vale anche per i documenti di origine esterna necessari all’operatività. Nota cosa la norma **non** dice: non impone un manuale della qualità, non fissa un numero di procedure e non obbliga a usare la carta o un software. Sei tu a decidere quanta documentazione serve in base alle dimensioni dell’azienda e alla complessità dei processi. È un vantaggio, se lo sfrutti: meno documenti, controllati meglio. L’organismo di certificazione accreditato ACCREDIA verificherà che il controllo funzioni, non quante pagine hai scritto. ## Documento e registrazione non sono la stessa cosa Questa confusione genera più rilievi di quanto sembri. Un **documento** dice come si lavora e cambia nel tempo: una procedura, un’istruzione operativa, un modulo in bianco, la politica per la qualità. Una **registrazione** è l’evidenza che qualcosa è già successo: il modulo compilato, un rapporto di audit, un verbale. I documenti si revisionano; le registrazioni non si modificano, si proteggono e si conservano. Questa guida parla dei documenti. Per l’altra metà (cosa conservare, per quanto tempo e come dimostrarlo) abbiamo una guida dedicata al [controllo delle registrazioni ISO 9001](https://www.qualityweb360.com/it/come-implementare-correttamente-la-procedura-di-controllo-delle-registrazioni-iso-9001/). ## La procedura di controllo documentale in 7 passi ### 1. Fai l’inventario e costruisci l’elenco principale Prima di controllare qualcosa, devi sapere cosa hai. Percorri ogni processo e annota i documenti che si usano davvero: procedure, istruzioni, moduli, disegni, specifiche. Con questo costruisci l’**elenco principale dei documenti**, l’unica tabella in cui ogni documento compare con codice, titolo, revisione in vigore, data di approvazione, responsabile e processo. È la prima cosa che chiede l’auditor e la prova più rapida che il sistema è sotto controllo. Un consiglio che fa risparmiare mesi: durante l’inventario chiediti se qualcuno usa davvero ogni documento. Quello che nessuno consulta non si controlla, si elimina. ### 2. Scegli una codifica che si capisca da sola Il codice permette a chiunque di riconoscere un documento senza aprirlo. Uno schema semplice funziona meglio di uno perfetto: tipo di documento, processo e numero progressivo. Ad esempio `PR-ACQ-03` per la terza procedura Acquisti o `IO-PRO-12` per un’istruzione operativa di Produzione. Metti per iscritto lo schema una volta e applicalo sempre allo stesso modo. ### 3. Stabilisci chi redige, chi verifica e chi approva Ogni documento ha bisogno di tre ruoli chiari. Redige chi conosce il processo; verifica qualcuno che controlla che sia chiaro e coerente con il sistema; approva chi ha autorità su quel processo. In una piccola impresa verifica e approvazione possono spettare alla stessa persona, purché non sia l’autore. L’importante è che l’approvazione lasci un’evidenza: data, nome e revisione approvata. ### 4. Controlla la distribuzione: una sola revisione in vigore a portata di mano Il punto 7.5.3 chiede che il documento sia disponibile dove serve. In pratica significa due cose: l’operatore trova la revisione giusta senza cercarla, e non esistono copie sparse che nessuno aggiorna. Se stampi, identifica le copie controllate e tieni traccia di dove si trovano. Se lavori in digitale, mantieni un unico punto di consultazione invece di file copiati sui desktop e nelle email. ### 5. Ritira gli obsoleti (e identifica quelli che conservi) Quando esce una nuova revisione, la precedente deve sparire da tutti i punti di utilizzo lo stesso giorno. Se devi conservarla per storico o per motivi legali, identificala chiaramente come obsoleta e archiviala fuori dalla circolazione. Un documento obsoleto in reparto è uno dei rilievi più frequenti in qualsiasi audit. ### 6. Controlla i documenti di origine esterna Norme tecniche, specifiche del cliente, manuali delle macchine, requisiti di legge: non li hai scritti tu, ma li usi per lavorare. La norma chiede di identificarli e controllarne la distribuzione. Basta inserirli nell’elenco principale con la fonte, la revisione che usi e chi verifica che siano ancora validi. ### 7. Pianifica i riesami e gestisci le modifiche La ISO 9001 non fissa una frequenza di riesame, ma si aspetta che i documenti restino adeguati. Una regola pratica: riesaminare i documenti critici una volta l’anno e gli altri ogni due, oltre che ogni volta che cambia il processo, emerge una non conformità collegata o lo richiede un audit. Ogni modifica fa salire la revisione e lascia scritto cosa è cambiato e perché. È questo storico a garantire la [tracciabilità documentale](https://www.qualityweb360.com/it/tracciabilita-documentale-nella-iso-9001-cose-e-perche-salva-le-certificazioni/) quando l’auditor chiede perché una procedura dice quello che dice. ## Esempio: come si presenta un elenco principale Questo è il formato minimo che funziona. Ogni riga è un documento in vigore; gli obsoleti escono dall’elenco o passano in una scheda separata marcata come storico. CodiceTitoloTipoProcessoRevisioneApprovato daApprovato ilProssimo riesamePR-QUA-01Controllo documentaleProceduraQualità3Responsabile qualità2026-03-122027-03PR-ACQ-03Valutazione dei fornitoriProceduraAcquisti2Direttore operativo2025-11-042026-11IO-PRO-12Attrezzaggio linea 2Istruzione operativaProduzione5Responsabile di produzione2026-06-202027-06MO-PRO-07Registrazione collaudo finaleModuloProduzione1Responsabile di produzione2025-09-152027-09EST-02Specifica di imballaggio del clienteEsternoVenditeRev. D (del cliente)Non applicabile (origine esterna)2026-01-08 (ricevuto)Alla ricezione di una modificaCon questa tabella rispondi a metà delle domande dell’auditor senza aprire un solo documento. L’altra metà è la procedura, e sta in due pagine se segue questa struttura: 1. **Scopo e campo di applicazione:** quali documenti copre e quali no (le registrazioni hanno una procedura propria). 2. **Responsabilità:** chi redige, verifica, approva e aggiorna l’elenco principale. 3. **Codifica:** lo schema del passo 2, con due o tre esempi. 4. **Redazione, verifica e approvazione:** come resta l’evidenza di ogni approvazione. 5. **Distribuzione e accesso:** dove si consulta la revisione in vigore e come si controllano le copie. 6. **Modifiche e revisioni:** cosa fa scattare un riesame e come si registra cosa è cambiato. 7. **Obsoleti e documenti esterni:** come si ritirano i primi e si tengono sotto controllo i secondi. ## Cosa verifica l’auditor e quali evidenze mostrare Cosa chiede l’auditorL’evidenza che rispondeCome so qual è la revisione in vigore?L’elenco principale con revisione e data di approvazione di ogni documentoChi ha approvato questa procedura?La registrazione dell’approvazione: nome, data e revisioneCosa è cambiato rispetto alla revisione precedente?Lo storico delle modifiche del documentoCome evitate di usare documenti obsoleti?Il metodo di ritiro e l’identificazione degli obsoleti conservatiQuali documenti esterni usate e come li tenete aggiornati?La loro voce nell’elenco principale, con fonte e responsabileLe persone hanno accesso a ciò che serve?Una visita al punto di utilizzo: l’operatore trova la revisione giustaL’auditor quasi sempre fa la prova sul campo: prende un documento dalla postazione di lavoro e lo confronta con l’elenco principale. Se coincidono, il controllo funziona. Se no, non importa quanto sia scritta bene la tua procedura. ## I 5 errori che generano più rilievi - **Documentare troppo.** Cento procedure che nessuno legge sono cento documenti da mantenere. Documenta ciò che evita errori, non tutto ciò che si fa. - **Un elenco principale che non corrisponde alla realtà.** Se l’elenco dice revisione 4 e in linea c’è la 3, il rilievo è assicurato. - **Approvazioni senza evidenza.** Un documento “approvato” senza data né nome per l’auditor non è approvato. - **Copie non controllate.** La procedura stampata due anni fa e appesa al muro resta lì anche dopo che è cambiata. - **Dimenticare i documenti esterni.** Una specifica del cliente vecchia di tre revisioni è un rischio di prodotto, non solo di audit. ## Excel, cartella condivisa o software? Si può essere conformi con Excel e una cartella condivisa, e molte aziende iniziano così. Il problema arriva quando crescono i documenti e le persone: l’elenco principale non è più aggiornato, le versioni si duplicano e nessuno sa chi ha cambiato cosa. Spieghiamo i rischi concreti negli [svantaggi delle cartelle condivise](https://www.qualityweb360.com/it/svantaggi-dellutilizzo-di-cartelle-condivise-per-tutti-i-documenti-aziendali/). Un software per la gestione della qualità risolve questi punti in automatico: una sola revisione in vigore, flusso di approvazione con evidenza, storico delle modifiche e promemoria di riesame. In QualityWeb 360 tutto questo si trova nel [modulo di controllo documentale](https://www.qualityweb360.com/it/controllo-dei-documenti/). Se oggi hai tutto su fogli di calcolo, qui spieghiamo [come migrare il SGQ da Excel senza fermare l’operatività](https://www.qualityweb360.com/it/migrare-il-sgq-da-excel-senza-fermare-loperativita/). E se non sei ancora pronto a cambiare strumento, parti dalle basi: un elenco principale pulito e una procedura breve che tutti capiscano. ## Domande frequenti sul controllo documentale ISO 9001 ### Qual è la differenza tra controllo dei documenti e controllo delle registrazioni? Il controllo dei documenti riguarda ciò che dice come lavorare (procedure, istruzioni, moduli in bianco) e si basa su revisioni e approvazioni. Il controllo delle registrazioni riguarda l’evidenza di ciò che è già stato fatto (moduli compilati, rapporti, verbali) e si basa sul proteggerla e conservarla. La ISO 9001 li richiede entrambi nel punto 7.5. ### La ISO 9001 richiede una procedura documentata per il controllo documentale? Non dalla revisione 2015. La norma chiede di controllare le informazioni documentate, non di scrivere una procedura specifica. La maggior parte delle aziende la documenta comunque in una o due pagine, perché è il modo più semplice per far applicare a tutti le stesse regole. ### Quanti documenti obbligatori richiede la ISO 9001:2015? La norma non fissa un numero. Richiede informazioni documentate in diversi punti, come il campo di applicazione del sistema, la politica e gli obiettivi per la qualità, e le evidenze di audit interni, riesame della direzione e azioni correttive. Il resto dipende dalla tua azienda: documenta ciò che serve perché i processi funzionino in modo coerente. ### Con quale frequenza vanno riesaminati i documenti del SGQ? La ISO 9001 non stabilisce una frequenza minima. La prassi è riesaminare i documenti critici una volta l’anno e gli altri ogni due anni, e comunque ogni volta che cambia il processo, emerge una non conformità collegata o lo richiede un audit. ### Cos’è l’elenco principale dei documenti? È la tabella centrale del controllo documentale: contiene ogni documento del sistema con codice, titolo, revisione in vigore, data di approvazione, responsabile e processo. Ti dice in pochi secondi qual è la revisione giusta ed è tra le prime cose che l’auditor controlla. ### Cosa succede se il controllo documentale non regge durante un audit ISO 9001? Un documento obsoleto in uso, una revisione non approvata o un elenco principale che non corrisponde alla realtà portano a una non conformità. A seconda della portata può essere minore o maggiore; una maggiore può bloccare la certificazione finché non viene corretta e non si dimostra l’efficacia dell’azione. Il controllo documentale fa parte del [punto 7 della ISO 9001](https://www.qualityweb360.com/it/iso-9001-clausola-7-supporto/), insieme a risorse, competenza, consapevolezza e comunicazione. Se lo imposti bene, il resto del sistema ha una base solida su cui poggiare. ### Share your love ) ) %20-%20https%3A%2F%2Fwww.qualityweb360.com%2Fit%2Fgarantire-la-qualita-attraverso-il-controllo-dei-documenti%2F) ) ### Informazioni sull'autore [#### Gabriel Salles ](https://www.qualityweb360.com/it/autore/gsalles/) [← Articolo precedente ](https://www.qualityweb360.com/it/le-migliori-pratiche-per-mantenere-la-vostra-certificazione-iso-9001/ "Le migliori pratiche per mantenere la vostra certificazione ISO 9001") [Articolo successivo →](https://www.qualityweb360.com/it/sistema-di-gestione-della-qualita-costi-di-implementazione/ "Sistema di Gestione della Qualità: costi di implementazione") ## Articoli correlati [ Nov 28 2020 ](https://www.qualityweb360.com/it/5-chiavi-per-implementare-la-iso-9001/) ### [5 Chiavi Per Implementare La ISO 9001](https://www.qualityweb360.com/it/5-chiavi-per-implementare-la-iso-9001/) L’implementazione di un sistema di gestione per la qualità basato sullo standard ISO 9001 ha molti vantaggi, ecco perché \[…\] [Read More »](https://www.qualityweb360.com/it/5-chiavi-per-implementare-la-iso-9001/) [ Nov 28 2020 ](https://www.qualityweb360.com/it/impatto-di-un-sistema-di-gestione-per-la-qualita/) ### [Impatto Di Un Sistema Di Gestione Per La Qualità](https://www.qualityweb360.com/it/impatto-di-un-sistema-di-gestione-per-la-qualita/) Quando stai cercando una certificazione del sistema di gestione per la qualità basata sullo standard ISO 9001, la prima cosa \[…\] [Read More »](https://www.qualityweb360.com/it/impatto-di-un-sistema-di-gestione-per-la-qualita/)