Azioni Correttive

Gestisci Adeguatamente Le Azioni Correttive

Il concetto di “azioni correttive” si ripete in tutti i sistemi di gestione della qualità, come quello basato sullo standard ISO 9001, è essenziale comprenderlo e implementarlo correttamente perché il successo del tuo sistema di gestione della qualità dipenderà sostanzialmente da questo.

Per poter gestire correttamente le azioni correttive in un’azienda, devi prima comprendere bene alcuni punti fondamentali che ti spiego di seguito:

Cosa sono ea cosa servono?

Le azioni correttive sono uno strumento che fondamentalmente serve a correggere tutti i tipi di guasti all’interno dei processi aziendali, quando correggiamo gli errori stiamo migliorando i processi, ecco perché dobbiamo considerare le azioni correttive come uno strumento per il miglioramento continuo.

Aplicando acciones correctivas

Dove implementarle?

Come ho già detto, gli errori possono avere origine in qualsiasi processo, quindi è possibile implementare azioni correttive laddove è necessario correggere qualcosa.

Alcune cause che originano un’azione correttiva possono essere: 

  • Risultati di audit interni o esterni che richiedono azioni di miglioramento e / o correzione.
  • Analisi dei rischi dell’organizzazione.
  • Indicatori chiave di prestazione che riflettono che il processo non è efficace.
  • Mancanza di follow-up alla revisione del SGQ da parte dell’Alta Direzione.
  • Analisi dei reclami e / o suggerimenti dei clienti.
  • Analisi dell’ambiente di lavoro con esito negativo.
  • Il mancato rispetto dei livelli minimi di soddisfazione del cliente, questo è particolarmente importante nel caso di implementazione di un sistema di gestione della qualità basato sullo standard ISO 9001.

Azioni correttive e correzioni

Quando si verifica un errore in un processo, la prima cosa di cui dobbiamo preoccuparci è fermarlo, chiamiamo a questo una correzione, tuttavia ciò non elimina la causa principale del problema ed è molto probabile che si ripresenti in futuro.

Quando implementiamo un’azione correttiva, deve essere eseguito un’analisi della causa principale del guasto ed eliminandolo abbiamo come risultato che non si ripeterà mai più.

Azioni correttive e azioni preventive

Un’azione correttiva viene intrapresa quando si è già verificato un errore nel processo e deve essere risolto, mentre un’azione preventiva viene intrapresa quando non si è ancora verificato alcun problema e si prevede che possa verificarsi qualcosa di negativo.

Anticipare i guasti non è una pratica comune e può essere complicata poiché siamo generalmente immersi nelle nostre attività e non prestiamo attenzione ad eventi che potrebbero andare male, ecco perché il termine azione preventiva è stato eliminato dalla norma ISO 9001 e invece è stato incluso il concetto di analisi del rischio.

Detto tutto quanto sopra, posso darti diversi suggerimenti che ti faranno implementare efficacemente azioni correttive nella tua azienda da ora in poi:

1.- Riunisci i leader di tutti i processi coinvolti

Sebbene il guasto possa essere rilevato in un particolare processo, generalmente la soluzione del problema non verrà da un solo lato, ecco perché è necessario identificare quali altri processi possono influenzare.

Ad esempio, puoi coinvolgere le risorse umane se ritieni che parte del problema sia la mancanza di formazione del personale o includere gli acquisti se anche i fornitori possono influenzare.

Invita ad un incontro tutti i responsabili dei processi coinvolti e partecipa come moderatore di tutte le attività svolte, quali analisi delle cause radici, determinazione delle azioni correttive, ecc.

Equipo tomando acciones correctivas

2.- Esegui l’analisi della causa principale con lo strumento giusto 

Ricorda che la cosa più importante in un’azione correttiva è determinare correttamente la causa radice della non conformità, perché se ciò non viene fatto correttamente non importa che tu implementi bene tutte le attività successive, semplicemente non risolverai nulla .

Anche il brainstorming con tutte le persone coinvolte è molto utile. Ma per questioni più complesse può essere necessario ricorrere anche all’analisi statistica. 

Conoscere i 7 strumenti di qualità ti fornisce una panoramica molto ampia in modo da poter scegliere quello più adatto a te a seconda della situazione, tuttavia, se non sei un esperto in materia, ti consiglio di utilizzare il diagramma di causa ed effetto, è uno strumento molto efficace e di facile implementazione in ogni caso.

Seguimiento de acciones correctivas

3.- Fornire un follow-up tempestivo delle azioni correttive pianificate

Dopo aver individuato la causa radice del problema, è necessario determinare le azioni da intraprendere per eliminarlo.

Devi essere molto preciso quando scrivi azioni correttive, indicando il responsabile (deve essere sempre uno solo) e il termine per la loro attuazione.

Organizza riunioni di revisione settimanali con i responsabili dell’attuazione di ciascuna azione correttiva per evitare ritardi.

4.- Consentire un tempo adeguato per valutare l’efficacia delle azioni intraprese

Altro punto molto importante è la revisione dell’efficacia, questo indicherà se l’intero processo è stato svolto correttamente, quando determinerai che un’azione correttiva è efficace sarai sicuro che il problema non si ripresenterà, almeno non per lo stesso motivo .

A seconda della complessità del problema e della causa radice che lo origina, è necessario assegnare un tempo e i metodi di valutazione appropriati in modo da poter determinare se l’azione correttiva è stata efficace o meno, questo tempo può essere anche di poche settimane o forse mesi.

5.- Documenta tutto in un rapporto, incluso gli allegati di evidenza

Come già sapete, nei sistemi di gestione della qualità come la ISO 9001, sono richieste molte evidenze delle attività che vengono svolte e questo caso non fa eccezione.

Un rapporto sulle azioni correttive dovrebbe includere come minimo:

  • Titolo
  • Data di occorrenza
  • Responsabile principale della soluzione
  • Azioni correttive immediate (cosa è stato fatto per fermare l’errore?)
  • Causa radice (o cause)
  • Azioni correttive intraprese (per eliminare la causa radice)
  • Valutazione dell’efficacia (inclusi i metodi utilizzati e il risultato finale)
  • Allegati di evidenza(foto, formati, documenti che servono da supporto)

Se non desideri utilizzare metodi manuali per eseguire la gestione delle azioni correttive, puoi utilizzare un software specializzato che ti aiuterà a fornire un monitoraggio adeguato e garantire la conformità a standard come ISO 9001.

Si no quieres utilizar métodos manuales para llevar a cabo la gestión de acciones correctivas puedes hacer uso de un software especializado que te ayudará a dar el seguimiento adecuado y asegurará que estás cumpliendo con normas como la ISO 9001.

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