software de calidad facil de usar - Come scegliere il giusto software di controllo qualità

Come scegliere il giusto software di controllo qualità

Ci sono molti modi per implementare e amministrare un sistema di gestione della qualità, norme come ISO 9001 non richiedono che sia fatto in un certo modo perché dipenderà dalle condizioni, dai bisogni e dalla cultura. eccetera. dell’azienda.

Ci sono aziende che dall’inizio della realizzazione scelgono di avere strumenti informatici che facilitano le attività e ce ne sono altre che non ricorrono mai a questi poiché hanno tutto controllato manualmente.

Va riconosciuto che attualmente l’uso di questi sistemi è in aumento, poiché le tendenze nel modo di lavorare sono cambiate, è sempre più comune per i lavoratori svolgere attività da casa o utilizzare documenti elettronici e la necessità di assumere questo tipo di Software per sistemi di gestione cresce.

Ti do un elenco delle caratteristiche che devi considerare per scegliere il migliore Software di Controllo Qualità per la tua azienda, tralasciando il costo poiché questo concetto è molto particolare per la situazione finanziaria di ciascuna azienda:

1- Rispetto dei requisiti

Innanzitutto tu deve garantire che lo strumento che si intende utilizzare soddisfi ciò di cui si ha bisogno, i sistemi di gestione della qualità conterranno sempre 3 requisiti principali, tra gli altri.

Controllo dei documenti

È necessario assicurarsi che il personale abbia sempre a disposizione la documentazione aggiornata relativa allo svolgimento delle attività nel momento in cui ne ha bisogno e quando è necessaria una modifica deve passare attraverso la revisione e l’approvazione prima di essere distribuita.

Audit interne

Gli Audit Interne devono essere effettuati su tutti i processi dell’azienda per verificare che le attività siano svolte come indicato dalle procedure e anche che i requisiti della norma implementata siano ancora rispettati.

Il software di gestione dovrebbe consentire di documentare questi audit dalla pianificazione, esecuzione e chiusura.

Azioni correttive 

Quando si verificano problemi o eventi sfavorevoli all’interno dei processi dell’azienda, è necessario registrarli e intraprendere azioni correttive per eliminare la causa principale che gli hanno originati.

Lo strumento deve consentire la documentazione della causa radice, l’assegnazione dei responsabili, nonché l’adeguato monitoraggio delle azioni correttive, la notifica dei ritardi e del mancato rispetto degli accordi, questo faciliterà il raggiungimento della soddisfazione del cliente.

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2- Sicurezza delle informazioni

Questa sezione è estremamente importante per due motivi; Il primo è che tutta la documentazione e le informazioni con cui stai alimentando il software sono riservate e devi essere sicuro che non verrà utilizzato in modo improprio, e due, perché tutta la tua documentazione sarà ospitata lì e se c’è un problema nessuno potrà accedervi e le attività non verranno svolte correttamente.

Esecuzione di backup

Assicurati di avere la possibilità di eseguire backup ogni volta che ne hai bisogno, in modo da poter implementare i criteri in modo che tu o un membro dell’azienda facciate un backup di volta in volta e avrai la tranquillità di avere una copia di le tue informazioni aggiornate.

Continuità del servizio

Analizza quali sono i meccanismi di sicurezza e ripristino del servizio in caso di evento catastrofico, devi avere la certezza che il servizio rimarrà sempre disponibile perché altrimenti influenzerà tutte le tue operazioni.

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3- Personalizzazione

Questo va oltre il fatto che puoi includere il logo della tua azienda nei rapporti, ogni Sistema di Gestione per la Qualità è diverso con esigenze particolari negli utenti, termini e nei concetti utilizzati.

Assegnazione dei permessi

Verifica se il software di controllo qualità che si sta valutando consente di effettuare un’adeguata assegnazione dei permessi per ciascun utente in base alle proprie esigenze, passando per la visualizzazione della documentazione, la modifica, il monitoraggio delle azioni correttive, ecc.

Modifica dei concetti

Generalmente questi strumenti hanno già alcune informazioni precaricate in modo che possano essere utilizzate nei processi aziendali, è necessario assicurarsi che i concetti più importanti possano essere personalizzati per soddisfare le loro esigenze e non creare un effetto negativo sul personale che deve riqualificarsi per comprendere i nuovi concetti.

4- Facilità di utilizzo

L’implementazione di qualsiasi strumento di questo tipo non è un compito facile poiché cambia il modo di lavorare in tutti i processi, se scegli un software difficile da usare i tempi di implementazione si allungheranno, e ogni volta che c’è rotazione o la formazione del nuovo personale sarà complicata.

Documentazione di aiuto

Assicurati che il software di controllo qualità che scegli abbia informazioni che aiutano a sapere come utilizzare tutte le funzionalità e che sia accessibile a chiunque.

Questo aiuterà molto nell’implementazione e se un utente non sa come svolgere un’attività, può cercare le informazioni da solo senza ricorrere a nuova formazione.

Accesso

Ricordare che norme come ISO 9001 richiedono che tutti gli utenti abbiano accesso alle proprie informazioni e documentazione dal luogo di utilizzo. 

Verifica che sia possibile accedere dal luogo e i dispositivi necessari per facilitare le attività dei lavoratori, ad esempio se in alcune aree di lavoro vengono forniti dei tablet al personale è necessario assicurarsi che possano accedere da questi.

Attualmente l’opzione migliore è un software ospitato nel cloud poiché puoi accedere da qualsiasi luogo purché tu abbia una connessione Internet.

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Supporto

Questo punto è fondamentale, scegli un Software di Controllo Qualità che ti offra un ottimo supporto, sia per risolvere eventuali errori o chiarire dubbi sul suo funzionamento senza che sia un mal di testa ogni volta che lo richiedi o generando un costo extra se lo richiedi, sì, Conosco alcuni software che fanno pagare per il supporto.

Mezzi per richiederlo

Controlla quali sono i mezzi di supporto stabiliti e analizza se si adattano alle tue esigenze, può essere attraverso ticket, e-mail, chiamate, ecc. L’importante è che siano facilmente accessibili secondo i processi della tua azienda.

Tempi di risposta

Chiedi se hanno una politica sui tempi di risposta stabiliti, sappiamo che ci saranno bug che potrebbero richiedere del tempo per essere risolti, ma l’importante è avere fiducia che si stanno lavorando e vi forniranno rapporti tempestivi.

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