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Migliora la qualità in un’azienda in 4 passaggi

In molte aziende, la qualità è ancora vista come un vantaggio competitivo che viene dato al cliente rispetto alla concorrenza, quindi si decide di intraprendere progetti come l’implementazione di Sistemi di Qualità come lo Standard ISO 9001.

Anche se è sempre una buona idea a Questo tipo di progetto avrà benefici oltre la soddisfazione del cliente, ci sono organizzazioni che non vogliono realizzare qualcosa di così grande, sia per mancanza di risorse, tempo, o semplicemente non ne hanno la volontà.

Bisogna però ricordare che attualmente non basta più offrire solo standard qualitativi accettabili, questo va già preso come un requisito obbligatorio a cui l’azienda deve attenersi se vuole avere una competitività minima adeguata, e in questo articolo vado per darti 4 passaggi in modo da poter migliorare facilmente i livelli di qualità in modo significativo che la tua azienda offre ai suoi clienti.

Ci saranno dei punti in cui il Reparto Qualità non sarà in grado di eseguirli da solo e dovrai sostenerti da diversi reparti dell’organizzazione, ma implementandoli correttamente ti assicuro che otterrai ottimi risultati.

1- Definisci i processi coinvolti nella tua azienda e la loro interazione.

La prima cosa da fare è ordinare le cose, questo influenza notevolmente la Gestione della Qualità di un’azienda ed è facilmente realizzabile adottando un approccio ai processi e non nelle aree come è comunemente implementato.

Elencare i processi principali

A questo punto puoi basarti sulle aree che sono già definite nella tua azienda, insieme a tutti i partecipanti, fare un elenco di tutte quelle ritenute più importanti.

Devi concentrarti sul più generale, ricorda che sono aree, devi avere nomi come Amministrazione, Acquisti, Magazzino nella lista; e non nomi come contabilità fornitori, fatturazione, ecc. Questi sarebbero già processi o attività secondari all’interno dei processi principali.

Organizza i processi in un diagramma generale

A questo punto devi accogliere ogni processo in un diagramma in base alla sua natura, questo diagramma è chiamato Processo Macro, ci sono 3 tipi di processo:

Controllo o Processi strategici

Li posizioneremo nella parte In cima al nostro Macro Processo, perché definiscono la strategia da seguire e forniscono linee guida per l’intera azienda, ecco i processi come Direzione e Sistema di Gestione per la Qualità.

Processi chiave

Questi vanno nella parte centrale del diagramma, qui includerai tutti i processi che compongono la parte produttiva dell’azienda, come Vendite, Produzione, Consegna, Controllo qualità, ecc.

In questi processi devi indicare come flusso di informazioni, prodotti o servizi, sostenersi utilizzando le frecce per interconnetterli dal momento in cui il cliente determina le proprie esigenze fino alla consegna dei prodotti o servizi.

Processi di Supporto

Questi processi vanno in fondo al Processo Macro, qui ci sono i processi che forniscono supporto a tutto per garantire che tutto continui a funzionare correttamente, qui devi avere processi come Risorse umane, Sistemi e Manutenzione.

Ricorda che questo non è un organigramma, i processi in alto non sono più importanti degli altri, l’idea è di organizzarli in modo comprensibile in base alle loro attività.

Il tuo Processo Macro dovrebbe essere simile al seguente:

Esquema Mejora la Calidad

Assegna una persona responsabile per ogni processo.

L’ultima cosa rimasta è determinare chi sarà responsabile di ogni processo, il più comune è che questa parte è già molto semplice perché gli stessi gestori del aree saranno ora responsabili dei vostri processi.

Non importa che tu abbia una sola persona responsabile di più processi purché la persona sia in grado di svolgere tutte le attività necessarie. Quello che non puoi avere in nessun caso sono 2 persone responsabili di un unico processo, questo fa diluire le responsabilità e quindi non sai a chi rispondere se gli obiettivi non vengono raggiunti.

Allega al tuo diagramma un foglio con 3 colonne: “Nome del Processo”, “Responsabile” e “Posizione”, sarà sufficiente.

2- Implementa gli indicatori chiave di prestazione o KPI

Questo punto è molto importante, poiché dovresti sempre valutare i risultati dei processi per implementare modifiche o miglioramenti se necessario, questo sarà anche molto utile quando vuoi sviluppare la Politica per la Qualità dell’organizzazione in futuro.

In un altro articolo ho già scritto alcuni punti fondamentali su come definire i KPI nella tua azienda, quindi nei seguenti punti mi limiterò a dire cosa non dovresti fare: 

Non definire troppi indicatori

È vero che devi includere gli indicatori che bastano per fare una corretta analisi delle performance di ogni processo, ma tieni presente che la generazione delle informazioni e la loro analisi richiedono tempo, quindi cerca di renderlo facile per i responsabili.

Non definirli da soli

Gli indicatori devono essere allineati agli obiettivi principali dell’azienda e alla natura del processo stesso.

Quando si definiscono gli indicatori insieme ai responsabili del processo, ci si assicura che gli obiettivi di un indicatore non influenzino negativamente un altro. Ad esempio, un indicatore di vendita molto alto potrebbe essere corretto per il processo aziendale ma potrebbe essere troppo alto per la capacità del processo di produzione.

Non essere ambiguo nei concetti

Devi sempre sviluppare indicatori che siano chiari, se vuoi misurare la soddisfazione del cliente, il tuo risultato dovrebbe essere un numero o una valutazione da un sondaggio e non un termine come “buono”, “giusto” o “cattivo”

3- Fai l’organigramma della tua azienda

Sicuramente conosci già questo documento che è una rappresentazione grafica di un’azienda dove sono definite le posizioni e la gerarchia che ciascuna ha.

Nonostante l’organigramma sia molto diffuso, saresti sorpreso di sapere quante aziende non ne hanno uno o lo hanno fatto nel modo sbagliato, di seguito ti do le istruzioni per farlo correttamente.

Usa nomi di posizioni, non aree

È molto comune vedere organigrammi in cui una posizione è chiamata “Vendite” o “Magazzino”, queste non sono posizioni, sono aree, devi essere molto più specifico quando si nomina la posizione, dovrebbe essere qualcosa come “Sales Manager” o “Warehouse Assistant”.

Rispettare le gerarchie di ogni livello

In un organigramma vengono definiti i livelli di gerarchia, i livelli più alti sono quelli con la gerarchia più alta e quindi anche più responsabilità.

Devi sempre rispettare questi livelli, ad esempio, al livello in cui stai posizionando i comandi manageriali, non mescolarlo con alcuna leadership.

Un solo capo per lavoratore

Questo è qualcosa che non è così comune, almeno nell’organigramma, in pratica può essere diverso, ma è importante curare in ogni modo questo concetto.

Assicurati sempre che ogni lavoratore abbia un solo capo a capo di lui, il fatto di avere più capi può creare confusione per il lavoratore e invariabilmente arriverebbe un punto in cui smetterebbe di svolgere alcune attività che un capo gli ha commissionato di svolgere fuori un altro che era stato incaricato di fare.

4- Sviluppa descrizioni del lavoro 

Molto probabilmente, a questo punto se hai bisogno del supporto del Dipartimento Risorse Umane e ci vorrà più tempo ma ne varrà la pena, il fatto che ogni lavoratore sappia perfettamente quali sono i propri obiettivi, attività da svolgere e ambito della loro posizione, è utile sia per evitare conflitti nello svolgimento del lavoro sia per aumentare la qualità in un’azienda.

Ogni posizione deve avere un documento che indichi i suoi concetti generali. Puoi iniziare conducendo un sondaggio con ogni lavoratore per rispondere ad alcuni concetti come le loro attività, responsabilità, ecc.

Determinare le responsabilità della posizione

Il lavoratore deve sapere cosa ci si aspetta dalla sua posizione, quindi non ci saranno dubbi nel caso in cui non raggiunga gli obiettivi.

Devi essere molto chiaro quando definisci le responsabilità con frasi come: “Fornisci attenzione ai reclami dei clienti e segui fino alla chiusura” e non solo “servizio clienti”.

Indicare le attività quotidiane e sporadiche

Deve essere inserito un elenco delle attività da svolgere nella posizione, sia quotidiane che sporadiche, questo funzionerà in modo che il lavoratore non smetta di fare le cose importanti.

Documenta il profilo della posizione

Qui devi indicare quali sono i requisiti che il lavoratore deve soddisfare per occupare quella posizione.

È importante menzionare concetti come età, studi, esperienza e abilità in modo che questo punto sia completo, se il lavoratore che attualmente occupa la posizione non è completamente conforme al profilo, possono essere intraprese azioni come formazione, istruzione, ecc. . in modo che rientri nei requisiti.

Include indicatori di prestazione o KPI

Il lavoratore deve essere consapevole di come verrà valutata la prestazione del proprio lavoro, trarre vantaggio dal fatto che si dispone già di indicatori di prestazione sviluppati per ogni processo e includere tutto ciò in cui è coinvolto il lavoratore, inclusi gli obiettivi di i KPI.

💡 Può interessarti: 5 Motivi Per Non Raggiungere Gli Obiettivi KPI

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Eseguendo questi 4 passaggi, ti assicuro che in brevissimo tempo vedrai risultati incredibili che aumenteranno la produttività della tua azienda e potrai soddisfare le aspettative dei clienti.

Infine, devi assicurarti che tutto il personale abbia accesso a tutta la documentazione necessaria nel momento in cui lo richiede e impedire loro di consultare documenti obsoleti se sono state apportate modifiche, con QUALITYWEB 360 puoi controllare tutta la documentazione della tua organizzazione, registrazione dei KPI e altro ancora.

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