--- url: https://www.qualityweb360.com/it/svantaggi-dellutilizzo-di-cartelle-condivise-per-tutti-i-documenti-aziendali/ title: "Svantaggi dell’utilizzo di cartelle condivise per tutti i documenti aziendali" language: it kind: post generated: 2026-09-22T07:00:18Z source: https://www.qualityweb360.com/ --- # Svantaggi dell’utilizzo di cartelle condivise per tutti i documenti aziendali - [Home](https://www.qualityweb360.com/it/) - [Gestione della Qualità 360](https://www.qualityweb360.com/it/gestione-della-qualita-360/) - Svantaggi dell’utilizzo di cartelle condivise per tutti i documenti aziendali # Svantaggi dell’utilizzo di cartelle condivise per tutti i documenti aziendali L’uso di cartelle condivise è stato il tipo di **sistema di gestione documentale** più diffuso nelle aziende, perché fino a quel momento era in grado di soddisfare l’esigenza di un’archiviazione centrale dei dati. Dove i dipendenti di un’azienda potevano accedere – senza alcun “inconveniente” – per controllare e condividere alcuni tipi di informazioni o documentazione sul lavoro. In passato, l’uso di cartelle condivise come **sistema di gestione documentale** aveva acquisito importanza perché la condivisione di una cartella su un computer consentiva ad altri computer della stessa rete locale di accedere ai file in essa contenuti. I datori di lavoro utilizzavano questo stesso **sistema di gestione documentale** perché si riteneva che il collegamento in rete aumentasse la produttività dei dipendenti e, naturalmente, riducesse notevolmente i costi, guadagnando spazio e riducendo la complessità dei sistemi rivolti ai clienti. Sommario - [Svantaggi dell’utilizzo di cartelle condivise](#Svantaggi_dellutilizzo_di_cartelle_condivise) - [Software di Gestione Documentale](#Software_di_Gestione_Documentale) - [Cartelle condivise vs. software di controllo documentale ISO 9001: confronto](#Cartelle_condivise_vs_software_di_controllo_documentale_ISO_9001_confronto) - [I 5 problemi documentali più comuni in audit ISO 9001 quando si usano cartelle condivise](#I_5_problemi_documentali_piu_comuni_in_audit_ISO_9001_quando_si_usano_cartelle_condivise) - [QUALITYWEB 360](#QUALITYWEB_360) - [Domande frequenti sul controllo dei documenti ISO 9001](#Domande_frequenti_sul_controllo_dei_documenti_ISO_9001) - [Google Drive è sufficiente per il controllo dei documenti ISO 9001?](#Google_Drive_e_sufficiente_per_il_controllo_dei_documenti_ISO_9001) - [Cosa succede se il controllo dei documenti fallisce in un audit ISO 9001?](#Cosa_succede_se_il_controllo_dei_documenti_fallisce_in_un_audit_ISO_9001) - [Quanti documenti deve gestire un’azienda con ISO 9001?](#Quanti_documenti_deve_gestire_unazienda_con_ISO_9001) - [Qual è la differenza tra documento e registrazione in ISO 9001?](#Qual_e_la_differenza_tra_documento_e_registrazione_in_ISO_9001) ## **Svantaggi dell’utilizzo di cartelle condivise** **Le cartelle condivise (Google Drive, SharePoint, Dropbox) non soddisfano i requisiti della clausola 7.5 della ISO 9001 per il [controllo dei documenti](https://www.qualityweb360.com/it/controllo-dei-documenti/): non gestiscono le versioni obsolete, non hanno flussi di approvazione formale, non generano avvisi di revisione e non producono il registro principale dei documenti richiesto in audit. Il risultato più comune: il personale lavora con procedure obsolete, la causa più frequente di non conformità documentali nelle certificazioni ISO 9001.** Tradizionalmente, l’uso di cartelle condivise era un **sistema di gestione documentale** che serviva bene allo scopo. Ma a un certo punto sono apparse altre esigenze. Perché: - Altri utenti possono accedere alle informazioni e farne un uso improprio. - Gli utenti non possono lavorare contemporaneamente sulle informazioni. - Altri utenti possono modificare o copiare le informazioni. - Se il computer che contiene la cartella è scollegato dalla rete o spento, non è possibile accedere ai file. - Se due persone accedono contemporaneamente allo stesso documento e vi apportano modifiche, le modifiche apportate da una delle due parti non vengono salvate. Inoltre, con l’uso delle cartelle condivise è nata l’esigenza di condividere i file al di fuori dei confini fisici dell’azienda, attraverso Internet, che è stata determinata dalla diffusione degli smartphone negli ultimi anni. Oltre a condividere i file con i dipendenti, ora è necessario condividere i file con i clienti, facilitare il telelavoro, l’equilibrio tra lavoro e vita privata e la flessibilità degli orari. È necessario l’accesso remoto e su più dispositivi. Ora c’è anche la necessità di mantenere questi file al sicuro da virus e attacchi esterni e di mantenere i backup in altre località geografiche. Con l’avanzare dell’era digitale, è di fondamentale importanza essere all’avanguardia nell’ambiente aziendale per fornire un servizio altamente efficiente che soddisfi le esigenze dei clienti e riduca i tempi di attenzione dei dipendenti. Per ottenere questi risultati, è importante abbandonare l’uso di cartelle condivise e dotarsi di un [**software di gestione documentale**](https://www.qualityweb360.com/it/garantire-la-qualita-attraverso-il-controllo-dei-documenti/) aggiornato che permetta di raggiungerli. ## **Software di Gestione Documentale** Un **sistema di gestione documentale** è un programma con tecnologia database adatto al trattamento di documenti amministrativi. Oggi esistono molti **sistema di gestione documentale**, ma non tutti sono uguali, né in termini di funzioni né di obiettivi. La scelta di un buon sistema per un’azienda è di estrema importanza per due motivi: - Il primo è che tutti i file e le informazioni con cui viene alimentata la rete aziendale devono essere riservati e devono essere estremamente sicuri, in modo da non essere utilizzati impropriamente da terzi o dagli stessi dipendenti. Con l’uso di cartelle condivise, questo non è possibile. - Il secondo motivo è che tutta la documentazione aziendale sarà archiviata nel **sistema di gestione documentale** e, in caso di problemi, nessuno potrà accedervi e le attività non potranno essere svolte correttamente. ## Cartelle condivise vs. software di controllo documentale ISO 9001: confronto Ecco perché le cartelle condivise non sono una soluzione valida per il controllo dei documenti ISO 9001: **Requisito ISO 9001 (cl. 7.5)** **Cartelle condivise** **Software dedicato** Controllo delle versioni ❌ Nessun controllo — più versioni coesistono ✅ Solo la versione vigente è accessibile Flusso di approvazione formale ❌ Nessuna evidenza di chi ha approvato ✅ Registro di chi ha revisionato e approvato Avvisi di revisione periodica ❌ Nessun promemoria automatico ✅ Notifiche automatiche alla scadenza Registro principale dei documenti ❌ Da aggiornare manualmente ✅ Generato automaticamente in tempo reale Controllo degli accessi per ruolo ⚠️ Limitato, difficile da gestire ✅ Permessi granulari per ruolo Tracciabilità delle modifiche ❌ Chi ha cambiato cosa e quando? ✅ Storico completo di ogni modifica Evidenza auditabile ❌ Nessuna evidenza strutturata ✅ Report pronti per l’auditor ## I 5 problemi documentali più comuni in audit ISO 9001 quando si usano cartelle condivise - **Versioni obsolete in circolazione:** il personale lavora con procedure aggiornate l’anno scorso perché nessuno ha ritirato la versione precedente. In un audit, questo genera una non conformità immediata. - **Documenti senza approvazione formale:** procedure redatte e utilizzate senza che risulti chi le ha approvate né quando. L’auditor richiede sempre evidenza dell’approvazione. - **Nessun registro principale aggiornato:** l’auditor chiede la lista dei documenti vigenti e nessuno ce l’ha. Un software la genera automaticamente. - **Documenti senza identificazione univoca:** due procedure con nomi simili, senza numero di versione né codice identificativo. - **Nessuna tracciabilità delle modifiche:** una procedura viene modificata ma non rimane traccia di cosa è cambiato, perché, né chi ha dato l’approvazione. ## **QUALITYWEB 360** Si tratta di un **software di gestione documentale** con cui è possibile gestire facilmente il controllo di tutti i processi di un’azienda, che permette di gestirli in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. QUALITYWEB 360 non è un sistema di gestione ordinario, ma è sviluppato in conformità alla norma ISO 9001. Il fatto che soddisfi gli standard di questa normativa lo rende il miglior **sistema di gestione documentale** perché gestisce anche tutti i file e permette di avere queste informazioni dallo stesso posto. Lo standard ISO 9001 è stato progettato per garantire la soddisfazione dei clienti e migliorare la comunicazione interna, la comprensione e il controllo dei processi aziendali, ed è finalizzato a fornire fiducia nei prodotti e nei servizi forniti da un’azienda. Gli utenti di questo sistema sono illimitati, il che rende possibile lavorare con molti collaboratori, riduce i tempi di lavoro grazie al fatto che non è necessario iniziare a redigere i documenti da zero. Più dipendenti possono lavorare contemporaneamente su un documento e tutte le modifiche vengono salvate nel documento. Infine, è possibile utilizzare le informazioni senza la necessità di essere nei locali dell’azienda, basta un dispositivo con accesso a Internet. Va aggiunto che QUALITYWEB 360 non è solo un **sistema di gestione documentale**, ma anche un sistema di manutenzione e un sistema di gestione della qualità, che aiuta a stabilire, implementare, mantenere e migliorare continuamente i processi aziendali necessari. Con l’utilizzo del sistema di gestione documentale offerto da QUALITYWEB 360, come datore di lavoro vedrete un aumento dell’ottimizzazione e della produttività dei dipendenti della vostra azienda che si riflette nella qualità e nell’efficienza che questo sistema vi offre. Tutti i processi che offrite come azienda si rifletteranno sul mercato commerciale, facendo una grande differenza nel servizio offerto ai vostri clienti. ## Domande frequenti sul controllo dei documenti ISO 9001 ### Google Drive è sufficiente per il controllo dei documenti ISO 9001? No. Google Drive consente di archiviare file, ma non gestisce il ciclo di vita dei documenti ISO 9001: non ha flussi di approvazione formale, non controlla le versioni con storico auditabile, non genera avvisi di revisione automatici e non produce il registro principale dei documenti. In un audit ISO 9001, devi dimostrare che i documenti sono controllati — con un software dedicato questa evidenza è automatica. ### Cosa succede se il controllo dei documenti fallisce in un audit ISO 9001? Il controllo documentale carente è una delle non conformità più frequenti nelle audit di certificazione e sorveglianza. Le situazioni più comuni: procedure obsolete in uso, mancanza di registri di approvazione, assenza di registro principale e documenti senza identificazione di versione. Ogni rilievo genera una non conformità che richiede un’azione correttiva documentata prima di poter chiudere l’audit. ### Quanti documenti deve gestire un’azienda con ISO 9001? La ISO 9001:2015 non specifica un numero minimo di documenti — richiede quelli necessari per garantire l’efficacia del SGQ. In pratica, una PMI con certificazione ISO 9001 gestisce tipicamente tra 20 e 60 documenti controllati: manuale della qualità, procedure di processo, istruzioni operative, moduli e registrazioni obbligatorie. ### Qual è la differenza tra documento e registrazione in ISO 9001? Un documento (o informazione documentata) descrive come fare qualcosa: procedure, istruzioni operative, il manuale della qualità. Una registrazione è la prova che qualcosa è stato fatto: verbali di riunione, risultati di audit, moduli compilati. Entrambi richiedono controllo ai sensi della clausola 7.5, ma con approcci diversi: i documenti si controllano con versioni e approvazioni, le registrazioni con periodi di conservazione e accesso. 💡 **Potrebbe interessarti:** [10 Migliori Software di Gestione della Qualità in Italiano](https://www.qualityweb360.com/it/10-migliori-software-di-gestione-della-qualita-in-italiano/) ### Share your love ### Informazioni sull'autore [#### Gabriel Salles ](https://www.qualityweb360.com/it/autore/gsalles/) [← Articolo precedente ](https://www.qualityweb360.com/it/come-prevenire-la-perdita-modifica-dei-documenti-digitali-nella-vostra-azienda/ "Come prevenire la perdita/modifica dei documenti digitali nella vostra azienda?") 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