Control de Documentos
El módulo de Control de Documentos de QualityWeb 360 te permite centralizar, organizar y asegurar todos tus documentos de manera electrónica. Desde reportes descargables hasta el control de versiones, tendrás la tranquilidad de trabajar siempre con la información correcta y aprobada.
QualityWeb 360
Empieza a transformar tu gestión documental
Gestionar la documentación a través de carpetas compartidas, cadenas de correo y archivos en papel genera confusión de versiones, accesos no autorizados y documentos desactualizados que llegan al área de producción. El módulo de Control de Documentos de QualityWeb 360 le da a tu equipo una plataforma centralizada para crear, revisar, aprobar y distribuir cada documento electrónicamente, con historial completo de versiones y controles de acceso. Cuando los documentos están dispersos, el riesgo no es solo la confusión — es trabajar con una revisión desactualizada sin saberlo. Tener cada documento trazable, vigente y accesible desde un solo lugar es también la base de lo que ISO 9001 espera en materia de información documentada. Desde cualquier dispositivo, en cualquier sede, la versión correcta siempre está a un clic de distancia.
Beneficios clave para tu empresa
Documentación siempre actualizada y disponible en la nube.
Todos los documentos aprobados se almacenan en un repositorio centralizado en la nube, accesible desde cualquier dispositivo. El control de versiones garantiza que nadie trabaje con una revisión desactualizada.
Cumplimiento garantizado con normas ISO y auditorÃas.
Un flujo estructurado de revisión y aprobación cumple plenamente con los requisitos de la cláusula 7.5 de ISO 9001. Los auditores pueden verificar el historial de revisiones y firmas de aprobación en segundos.
Ahorro de tiempo con búsquedas rápidas y reportes automáticos.
La búsqueda de texto completo y los filtros inteligentes permiten encontrar cualquier documento en segundos. Los recordatorios automáticos de revisión programada llegan a los responsables antes de los vencimientos.
Seguridad reforzada con permisos avanzados y marcas de agua.
Los controles de acceso por roles aseguran que cada usuario vea solo los documentos relevantes para su proceso. Las marcas de agua en copias controladas previenen la distribución no autorizada de materiales sensibles.
Cumplimiento garantizado con normas ISO y auditorÃas.
Un flujo estructurado de revisión y aprobación cumple plenamente con los requisitos de la cláusula 7.5 de ISO 9001. Los auditores pueden verificar el historial de revisiones y firmas de aprobación en segundos.
Aspectos destacados del módulo
De satisfacción a nuestros clientes
Clientes
Usuarios por plan
de disponibilidad del servidor
Cómo funciona
Agrega el documento al catálogo con su tipo, responsable y fecha de revisión programada.
El documento sigue el flujo de aprobación definido; cada aprobador recibe una notificación automática.
Al aprobarse se convierte en la versión activa; las copias controladas se imprimen con marca de agua o se envÃan por correo.
Los usuarios encuentran documentos buscando por palabra clave o navegando su área de proceso asignada.
El sistema notifica a los responsables antes de los vencimientos; las revisiones pendientes aparecen en el tablero.
Las versiones anteriores quedan archivadas con historial completo de cambios, proporcionando evidencia para ISO 9001 cláusula 7.5.
Preguntas Frecuentes
Resuelve dudas comunes en un solo clic
Todos los documentos aprobados se respaldan automáticamente en la nube, por lo que no se pierde información aunque un dispositivo falle. El historial de versiones conserva cada revisión anterior, de modo que el contenido pasado siempre es recuperable. Las fechas de revisión programadas evitan que los documentos queden obsoletos sin notificación. Cuando un auditor solicita evidencias, el ciclo de vida completo de cada documento está disponible al instante.
Un repositorio centralizado elimina el problema de versiones dispersas en unidades compartidas, correos y carpetas impresas. Todo el equipo accede a la misma versión actualizada, reduciendo errores por información desactualizada. La búsqueda de texto completo permite encontrar cualquier archivo en segundos por tipo, proceso o palabra clave. Cuando hay una auditorÃa, recuperas exactamente la documentación solicitada sin buscar en múltiples ubicaciones.
El sistema de control de versiones archiva automáticamente las revisiones anteriores y solo muestra la versión aprobada actual para uso diario. Los permisos de acceso impiden la edición no autorizada y ninguna versión puede reemplazarse sin pasar por el flujo de aprobación definido. Los recordatorios automáticos de revisión invitan a los responsables a evaluar los documentos antes de que expiren. Esto apoya directamente el requisito de ISO 9001 sobre información documentada controlada en la cláusula 7.5.
La cláusula 7.5 de ISO 9001 requiere que la información documentada esté disponible, protegida y controlada. Este sistema proporciona un rastro digital completo de cada acción sobre los documentos, facilitando demostrar el cumplimiento en auditorÃas internas o externas. Los auditores pueden verificar que los documentos sean actuales y debidamente aprobados sin que tengas que compilar paquetes de evidencia manualmente. Los organismos de certificación confÃan más cuando ven un proceso de gestión documental sistemático y auditable.
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