Acciones correctivas

Gestiona Adecuadamente Las Acciones Correctivas

El concepto “acciones correctivas” se repite en todos los sistemas de gestión de la calidad como el basado en la norma ISO 9001, es fundamental entenderlo e implementarlo adecuadamente porque básicamente de esto dependerá el éxito de tu sistema de gestión de la calidad.

Para poder gestionar adecuadamente las acciones correctivas en tu empresa debes primero entender bien ciertos puntos básicos que a continuación te explico:

¿Qué son y para que sirven?

Las acciones correctivas son una herramienta que básicamente sirve para corregir todo tipo de fallas dentro de los procesos de la empresa, cuando corregimos errores estamos mejorando los procesos, es por eso que debemos considerar a las acciones correctivas como una herramienta de mejora continua.

Aplicando acciones correctivas

¿Dónde implementarlas? 

Como ya mencioné, las fallas se pueden originar en cualquier proceso por lo que las acciones correctivas podrás implementarlas en donde se requiera corregir algo.

Algunas causas que originan las acciones correctivas pueden ser:

  • Resultados de auditorías internas o externas que demanden acciones de mejora y/o corrección.
  • Análisis de riesgos de la organización.
  • Indicadores de desempeño que reflejen que el proceso no es efectivo.
  • Falta de seguimiento a la revisión del SGC por parte de la Alta Dirección.
  • Análisis de quejas y/o sugerencias de los clientes.
  • Análisis de clima laboral con resultados negativos.
  • Incumplimientos en cuanto a los niveles mínimos de satisfacción del cliente, esto es especialmente importante en el caso de implementar un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001

Acciones correctivas y correcciones

Cuando se presenta una falla en un proceso lo primero por lo que tenemos que preocuparnos es por detenerla a esto le llamamos corrección, sin embargo esto no elimina la causa raíz del problema y lo más probable es que en el futuro vuelva a presentarse.

Al implementar acciones correctivas se debe hacer un análisis de la causa raíz de la falla y al eliminar esta tenemos como resultado que no se vuelva a presentar nunca.

Acciones correctivas y acciones preventivas

Una acción correctiva se toma cuando ya se ha presentado alguna falla en el proceso y se debe solucionar, mientras que la acción preventiva se toma cuando todavía no ha sucedido ningún problema y prevemos que algo negativo pueda ocurrir.

El prever fallas no es una práctica común y puede ser complicado ya que generalmente estamos inmersos en nuestras actividades y no prestamos atención a eventos que pudieran resultar mal, es por eso que el término acción preventiva se ha eliminado de la norma ISO 9001 y en cambio se ha incluido el concepto de análisis de riesgos.

Una vez dicho todo lo anterior te puedo dar varios consejos que harán que implementes las acciones correctivas en tu empresa de manera eficaz de ahora en adelante:

1.- Reúne a los líderes de todos los procesos involucrados

Si bien la falla se puede detectar en un proceso en particular generalmente la solución del problema no va a provenir de un solo lado, es por eso que tienes que identificar qué otros procesos pueden llegar a influir. 

Por ejemplo, puedes involucrar a Recursos Humanos si crees que parte del problema es la falta de capacitación al personal o incluir a Compras si los proveedores pueden influir también.

Invita a todos los responsables de los procesos involucrados a una junta y participa como moderador de todas las actividades que se realicen, como el análisis de causa raíz, determinación de acciones correctivas, etc.

Equipo tomando acciones correctivas

2.- Realiza el análisis de causa raíz con la herramienta adecuada 

Recuerda que lo más importante de una acción correctiva es determinar adecuadamente la causa raíz de la no conformidad, porque si esto no se realiza adecuadamente no importa que bien implementes las actividades posteriores simplemente no solucionarás nada.

Incluso una lluvia de ideas con todos los involucrados es muy útil. Pero para cuestiones más complejas puede ser necesario recurrir incluso a análisis estadísticos.

El conocer las 7 herramientas de la calidad te proporciona un panorama muy amplio para que puedas elegir la que más te convenga dependiendo de la situación, sin embargo, si no eres experto en el tema te recomiendo utilizar el diagrama de causa y efecto, es una herramienta muy efectiva y fácil de implementar en cualquier caso.

Seguimiento de acciones correctivas

3.- Da un seguimiento puntual de las acciones correctivas planeadas

Una vez que hayan encontrado las causas que originaron el problema deben determinar qué acciones se deberán tomar para eliminarla.

Debes ser muy preciso al momento de redactar las acciones correctivas, indicando el responsable (siempre debe ser solo uno) y la fecha límite para su implementación.

Organiza juntas de revisión semanales con los responsables de la implementación de cada acción correctiva para evitar retrasos.

📓 Descarga la Guía para realizar el Análisis de los Riesgos de Calidad de acuerdo a la Norma ISO 9001 

4.- Da un tiempo adecuado para evaluar la efectividad de la acciones tomadas

Otro punto muy importante es la revisión de la efectividad, esto indicará si todo el proceso se realizó correctamente, cuando determinas que una acción correctiva es efectiva tendrás la seguridad de que el problema no se volverá a presentar, por lo menos no por la misma causa. 

Dependiendo de la complejidad del problema y la causa raíz que lo origina deberás asignar un tiempo y los métodos de evaluación adecuados para que puedas determinar si la acción correctiva fue efectiva o no, este tiempo puede ser incluso de algunas semanas o tal vez meses.

5.- Documenta todo en un reporte incluyendo anexos de evidencia

Como ya lo sabes, en los sistemas de gestión de la calidad como en la norma ISO 9001 se requiere mucha evidencia de las actividades que se están realizando y este caso no es la excepción.

Un reporte de acción correctiva debería incluir como mínimo:

  • Título
  • Fecha de ocurrencia
  • Responsable Principal de dar Solución
  • Acciones Inmediatas de Corrección (¿Qué se hizo para que la falla se detuviera?)
  • Causa Raíz (o causas)
  • Acciones Correctivas Tomadas (para eliminar la causa raíz)
  • Evaluación de Efectividad (incluyendo métodos utilizados y resultado final)
  • Anexos de evidencia (fotos, formatos, documentos que sirvan como apoyo)

Si no quieres utilizar métodos manuales para llevar a cabo la gestión de acciones correctivas puedes hacer uso de un software especializado que te ayudará a dar el seguimiento adecuado y asegurará que estás cumpliendo con normas como la ISO 9001.

CTA - Guía para realizar el análisis de los riesgos de calidad

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