¿Estás teniendo dificultad para mantener estándares de calidad consistentes? La implementación de un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001 ofrece múltiples beneficios. Es común que las organizaciones tengan como objetivo obtener la certificación ISO 9001 para lograr mayor productividad y confianza de los clientes.
En esta ocasión, aprenderás las 5 claves para una correcta implementación de un sistema de gestión de calidad, basado en la norma ISO 9001 y cómo ésta puede utilizarse también para implementar cualquier norma ISO y obtener la certificación en tu empresa.
1- Obtén apoyo total de la alta dirección
Esto es esencial para cualquier proyecto dentro de una empresa, pero aún más cuando el objetivo es tan grande como obtener una certificación ISO, donde todos los involucrados deben dedicar tiempo a preparar la documentación de sus procesos y pueden verlo incluso como un trabajo extra.
Debes tener plena confianza en que, si algún miembro del equipo se retrasa o no se compromete con las actividades del sistema de gestión de calidad, habrá consecuencias serias para ellos, y así el proyecto de implementación de la norma ISO no se verá afectado negativamente.
2- Forma un equipo de implementación
Este equipo debe estar compuesto por los líderes de cada proceso (área o departamento) de la empresa, incluyendo al gerente general. Con ellos llevarás a cabo la definición de los indicadores clave de desempeño o KPI’s, desarrollo de procedimientos de trabajo, registros aplicables, etc.
El proyecto se enfocará en trabajar un 80% con este equipo y el 20% restante se dedicará a la capacitación de todo el personal restante. Asegúrate de que este equipo esté completamente convencido del proyecto, ya que será tu mayor aliado para una correcta implementación de la norma ISO 9001.
3- Desarrolla un cronograma
Este cronograma debe cubrir todas las etapas del proyecto de manera general, desde la capacitación inicial de sensibilización para todo el personal hasta la auditoría interna y finalmente la certificación ISO.
Distribuye estos cronogramas con un buen margen de tiempo para que el equipo pueda programar adecuadamente sus actividades, incluyendo las del sistema de gestión de calidad ISO 9001.
Además, realiza cronogramas individuales por etapa de manera detallada, donde cada miembro del equipo pueda ver claramente cómo y cuándo participará en el proyecto.
4- Desarrolla toda la documentación junto con los encargados
Este punto es muy importante; todos los sistemas de gestión ISO requieren documentación de cada proceso, ya sean procedimientos de trabajo, instrucciones, registros de operación, y generalmente los líderes de proceso te dirán que no tienen tiempo para realizarlos y querrán darte la responsabilidad de preparar toda su documentación.
Es importante entender que lo primero que se busca en las normas ISO es la estandarización de procesos, es decir, que todas las actividades se realicen de la misma manera siempre para obtener el mismo resultado. Para esto, cada líder debe comprometerse a realizar todas las actividades mencionadas en sus procedimientos e instrucciones de trabajo.
Si la documentación es creada por otra persona, puede ser difícil asegurar una implementación consistente. Esto puede llevar a interpretaciones incorrectas, retrasos y potencialmente al incumplimiento con los estándares ISO 9001.
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5- Realiza reuniones de seguimiento semanalmente
Debes mantener un buen ritmo en el avance del proyecto y no permitir que los participantes se relajen; se recomienda trabajar semanalmente con cada responsable. De esta manera, les das el tiempo suficiente para realizar las tareas que les asignaste y, si algo sale mal, puedes corregirlo rápidamente.
Una vez que hayas iniciado tu sistema de gestión de calidad ISO, puedes pasar a reuniones mensuales para revisar los indicadores clave de desempeño o KPI’s.
Un consejo más…
Implementar ISO 9001 puede mejorar significativamente la eficiencia de tu organización y la satisfacción del cliente. Siguiendo estos 5 pasos clave, puedes lograr la certificación y desbloquear un mundo de beneficios.
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