Se va un operador el viernes, el lunes el supervisor le pide a Recursos Humanos «alguien igual» y tres semanas después entra una persona que no tiene la experiencia que hacía falta. Nadie se puso de acuerdo en qué se necesitaba, nadie autorizó el presupuesto por escrito y, cuando llega el auditor, no hay forma de demostrar por qué se contrató a quien se contrató.
Si hoy llevas tus requisiciones de personal en Excel, nuestro software de gestión de calidad ISO 9001 las lleva de la solicitud a la aprobación sin que ningún formato se pierda en el correo.
Eso es lo que evita una requisición de personal bien hecha. En esta guía verás qué es, qué datos debe llevar, un formato en blanco para copiar, un ejemplo completo ya lleno, el flujo de aprobación y cómo se conecta con ISO 9001 si tu empresa tiene un sistema de gestión de calidad.
En corto: la requisición de personal es la solicitud formal con la que un área pide cubrir una vacante. Debe decir qué puesto, por qué se necesita, qué perfil se busca, quién lo autoriza y con qué presupuesto. Más abajo tienes el formato en blanco para copiar y un ejemplo ya lleno, campo por campo.
Tabla de Contenido
Qué es una requisición de personal
Una requisición de personal es el documento (en papel, en un formulario o en un sistema) con el que el jefe de un área solicita a Recursos Humanos que se abra un proceso de selección. Es el punto de partida de toda contratación: sin requisición aprobada, no debería publicarse ninguna vacante.
No hay que confundirla con otros dos documentos que se le parecen:
- Descripción o perfil de puesto: describe el puesto de forma permanente (funciones, responsabilidades, competencias). Existe aunque el puesto esté ocupado.
- Vacante u oferta de empleo: es el anuncio público que ven los candidatos. Sale después de que la requisición se aprobó.
La requisición une las dos: toma el perfil de puesto vigente, explica por qué hace falta cubrirlo ahora y deja registrada la autorización.
Para qué sirve (y qué pasa cuando no existe)
Cuando la requisición es un correo de dos líneas o una conversación de pasillo, aparecen siempre los mismos problemas:
- Perfiles que cambian a mitad del proceso: el área pide una cosa, Recursos Humanos entiende otra y los candidatos se entrevistan contra un perfil que nadie acordó.
- Contrataciones sin presupuesto: se ofrece un sueldo que Finanzas nunca autorizó, o se abre una plaza que no estaba en la plantilla aprobada.
- Tiempos imposibles de medir: si no hay fecha de solicitud, no sabes cuánto tarda en cubrirse una vacante ni dónde se atora.
- Cero evidencia: cuando alguien pregunta por qué se contrató a una persona sin la experiencia requerida, no hay nada escrito que lo explique.
Una requisición formal resuelve las cuatro cosas con un mismo documento: fija el perfil antes de buscar, deja la autorización por escrito y marca la fecha en que arranca el reloj.
Qué datos debe llevar una requisición de personal
Estos son los campos que no deberían faltar en ningún formato de requisición de personal, agrupados por bloque:
| Bloque | Campos | Por qué importa |
|---|---|---|
| Datos de la solicitud | Folio, fecha, área solicitante, nombre de quien solicita | Permite dar seguimiento y medir el tiempo de cobertura |
| Puesto | Nombre del puesto, número de plazas, jefe inmediato, turno y lugar de trabajo | Evita ambigüedades sobre qué se está buscando |
| Motivo | Sustitución (de quién y por qué), puesto nuevo, incremento temporal de carga | Un puesto nuevo suele requerir más autorizaciones que una sustitución |
| Tipo de contratación | Indefinida, temporal o por proyecto; jornada completa o parcial; fecha deseada de ingreso | Define el presupuesto y la urgencia |
| Perfil requerido | Escolaridad, experiencia, conocimientos técnicos, habilidades y competencias clave | Es lo que después se usará para filtrar candidatos |
| Funciones principales | De 3 a 6 responsabilidades del puesto (o referencia al perfil de puesto vigente) | Asegura que la vacante describa el trabajo real |
| Condiciones | Rango salarial autorizado, prestaciones, herramientas o equipo que necesitará | Evita ofrecer algo que no está aprobado |
| Autorizaciones | Firma del jefe del área, de Recursos Humanos y de quien aprueba el presupuesto, con fecha | Es la evidencia de que la contratación se autorizó |
Si tu formato actual tiene solo «puesto» y «firma», ahí está el origen de la mayoría de los problemas de la sección anterior.
Formato de requisición de personal (en blanco, para copiar)
Este es el formato completo, listo para copiar a Word, Excel o al sistema que uses. Pega la tabla, pon el logotipo y el código de documento de tu empresa, y llena una por cada vacante. Si tu SGC controla formatos, dale número de revisión como a cualquier otro documento.
| Campo | Dato |
|---|---|
| 1. Datos de la solicitud | |
| Folio | ____________________________ |
| Fecha de solicitud | ____________________________ |
| Área solicitante | ____________________________ |
| Nombre y puesto de quien solicita | ____________________________ |
| 2. Puesto | |
| Nombre del puesto | ____________________________ |
| Número de plazas | ____________________________ |
| Jefe inmediato | ____________________________ |
| Turno y lugar de trabajo | ____________________________ |
| 3. Motivo | |
| Sustitución (de quién y por qué) / Puesto nuevo / Incremento temporal de carga | ____________________________ |
| 4. Tipo de contratación | |
| Indefinida / Temporal / Por proyecto | ____________________________ |
| Jornada completa / Parcial | ____________________________ |
| Fecha deseada de ingreso | ____________________________ |
| 5. Perfil requerido | |
| Escolaridad | ____________________________ |
| Experiencia (en años y área) | ____________________________ |
| Conocimientos técnicos | ____________________________ |
| Competencias clave | ____________________________ |
| 6. Funciones principales | |
| Función 1 | ____________________________ |
| Función 2 | ____________________________ |
| Función 3 | ____________________________ |
| Función 4 | ____________________________ |
| 7. Condiciones | |
| Rango salarial autorizado | ____________________________ |
| Prestaciones | ____________________________ |
| Equipo o herramientas necesarias | ____________________________ |
| 8. Autorizaciones (nombre, firma y fecha) | |
| Jefe del área solicitante | ____________________________ |
| Recursos Humanos | ____________________________ |
| Dirección o Finanzas (presupuesto) | ____________________________ |
| 9. Cierre (lo llena Recursos Humanos) | |
| Persona contratada y fecha de ingreso | ____________________________ |
| Cambios al perfil durante el proceso y motivo | ____________________________ |
La sección 9 es la que casi todos los formatos olvidan, y es la que te permite medir cuánto tarda en cubrirse una vacante.
Ejemplo de requisición de personal (llena)
Así se ve una requisición completa para un caso típico de una empresa de manufactura. Los datos son ilustrativos: cambia los nombres de áreas y puestos por los tuyos.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Folio y fecha | RP-2026-014 · 12 de octubre |
| Área solicitante | Producción, línea de ensamble 2 |
| Solicita | Jefa de producción |
| Puesto y plazas | Inspector de calidad en línea · 1 plaza · turno matutino |
| Jefe inmediato | Supervisor de calidad |
| Motivo | Sustitución por renuncia voluntaria del titular (último día: 30 de octubre) |
| Tipo de contratación | Indefinida, jornada completa · ingreso deseado: 3 de noviembre |
| Escolaridad | Técnico o bachillerato terminado; deseable ingeniería trunca |
| Experiencia | 1 año mínimo en inspección o control de calidad en planta |
| Conocimientos | Lectura de planos básicos, uso de vernier y micrómetro, registro de no conformidades |
| Competencias | Atención al detalle, comunicación con operadores, trabajo bajo procedimiento |
| Funciones principales | 1) Inspeccionar el producto en línea según el plan de control · 2) Registrar y segregar producto no conforme · 3) Reportar desviaciones al supervisor · 4) Mantener al día los registros de inspección |
| Rango salarial | Dentro del tabulador vigente para el puesto (nivel 3) |
| Equipo necesario | Equipo de protección personal, kit de medición calibrado, acceso al sistema de registros |
| Autorizaciones | Jefa de producción (12-oct) · Recursos Humanos (13-oct) · Dirección de operaciones (13-oct) |
Fíjate en tres detalles: el motivo dice de quién es la sustitución y desde cuándo; la experiencia está en números («1 año mínimo»), no en adjetivos; y cada autorización trae fecha. Con eso, cualquiera que lea la requisición dentro de seis meses entiende qué se pidió y quién lo aprobó.
Cómo hacer una requisición de personal paso a paso
- Confirma que la vacante es real. Antes de pedir a alguien, revisa si la carga se puede redistribuir o si el puesto sigue haciendo falta tal como está. Una salida es buen momento para replantear el puesto, no solo para reponerlo.
- Parte del perfil de puesto vigente. Si existe, úsalo como base; si no existe o está desactualizado, actualízalo primero. La requisición no debería inventar el perfil cada vez.
- Involucra al jefe inmediato y a quien hace el trabajo hoy. El supervisor sabe qué competencias faltan en el equipo; la persona que se va (o un compañero del mismo puesto) sabe qué funciones reales tiene el puesto y no están escritas.
- Llena el formato completo. Todos los campos del formato de arriba, sin dejar «por definir» en perfil ni en sueldo.
- Pasa por las autorizaciones. Normalmente: jefe del área, Recursos Humanos y quien controla el presupuesto. Define en tu procedimiento quién aprueba qué (por ejemplo, un puesto nuevo puede requerir a la dirección general).
- Abre la vacante con los datos aprobados. El anuncio, los filtros y la entrevista se construyen con lo que dice la requisición, no con lo que alguien recuerda.
- Cierra la requisición. Registra a quién se contrató, en qué fecha y, si el perfil se ajustó en el camino, por qué. Ese cierre es lo que te permite medir tiempos y aprender para la próxima.
Flujo de aprobación: quién firma y en qué orden
No existe un flujo único, pero el que funciona en la mayoría de las PYMEs tiene este orden:
- Jefe del área solicitante: confirma que la vacante es necesaria y valida el perfil.
- Recursos Humanos: revisa que el perfil esté completo, que coincida con el perfil de puesto y que el sueldo esté dentro del tabulador.
- Dirección o Finanzas: autoriza el presupuesto, sobre todo si es un puesto nuevo o fuera de la plantilla aprobada.
Lo importante no es cuántas firmas lleva, sino que esté escrito quién aprueba cada tipo de requisición y que cada aprobación quede con fecha. Si una requisición se queda dos semanas esperando una firma, ese es el dato que necesitas para mejorar el proceso.
La requisición de personal en ISO 9001
ISO 9001 no menciona la palabra «requisición», pero la requisición es una de las formas más sencillas de cumplir varios requisitos de la cláusula 7 de ISO 9001 (Apoyo):
- 7.1.2 Personas: la organización debe determinar y proporcionar las personas necesarias para operar el sistema y sus procesos. La requisición es la evidencia de que esa necesidad se determinó y se atendió.
- 7.2 Competencia: hay que determinar la competencia necesaria de quien hace un trabajo que afecta la calidad y asegurar que la tenga, por educación, formación o experiencia. El bloque de perfil requerido de la requisición es justo eso.
- 7.5 Información documentada: si la requisición forma parte de tu proceso de contratación, se controla como cualquier otro registro: formato vigente, aprobaciones y conservación.
En una auditoría, la pregunta típica es: «¿cómo se aseguran de que la persona que contratan tiene la competencia que pide el puesto?». Una requisición con perfil definido, el expediente del candidato y una evaluación del desempeño posterior cuentan la historia completa, de la necesidad a la verificación.
Errores comunes al hacer una requisición de personal
- Pedir «alguien igual al que se fue» sin revisar si el puesto cambió.
- Perfiles con adjetivos y sin números: «con experiencia», «proactivo», «buen manejo de Excel». Nada de eso se puede verificar en una entrevista.
- Dejar el sueldo para después y descubrir en la oferta que no estaba autorizado.
- Autorizaciones sin fecha, que impiden saber dónde se atoró la contratación.
- Usar un formato distinto en cada área, o una versión vieja del formato que circula por correo.
- No cerrar la requisición: la vacante se cubrió, pero el registro sigue «abierto» y nadie sabe cuánto tardó.
Del formato en Excel a un proceso controlado
Un formato bien diseñado ya resuelve buena parte del problema. Lo que suele fallar después es el control: versiones distintas del formato circulando, firmas que se piden por correo y requisiciones que nadie sabe en qué estado están. Si además quieres controlar este y el resto de tus formatos, la guía Simple Document Builder te ayuda a construir y controlar documentos como este dentro de tu sistema de calidad. Y si quieres que la requisición viaje sola por sus aprobaciones, con fechas y estado a la vista, el módulo de requisiciones de personal de QualityWeb 360 lo hace dentro del mismo lugar donde vive tu SGC.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una requisición de personal?
Es la solicitud formal con la que un área pide a Recursos Humanos cubrir una vacante. Indica el puesto, el motivo, el perfil requerido, las condiciones de contratación y quién la autoriza. Es el documento con el que arranca cualquier proceso de selección.
¿Quién llena la requisición de personal?
La llena el jefe del área que necesita a la persona, con apoyo de Recursos Humanos para el perfil y las condiciones. Después la autorizan Recursos Humanos y quien controla el presupuesto, según el flujo definido en la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre requisición de personal y perfil de puesto?
El perfil de puesto describe el puesto de forma permanente: funciones, responsabilidades y competencias. La requisición es una solicitud puntual para cubrir ese puesto en un momento dado, con su motivo, fecha y autorizaciones.
¿La requisición de personal es obligatoria en ISO 9001?
La norma no exige un formato llamado así. Sí exige determinar las personas necesarias (7.1.2) y la competencia de quien realiza trabajos que afectan la calidad (7.2). La requisición es una manera práctica y fácil de auditar de demostrar ambas cosas.
¿Cuánto tiempo debe tardar en aprobarse una requisición?
No hay una regla, pero conviene fijar un plazo interno (por ejemplo, tres días hábiles) y medirlo. Si las requisiciones pasan semanas esperando una firma, el problema está en el flujo de aprobación, no en el reclutamiento.
