L’uso di cartelle condivise è stato il tipo di sistema di gestione documentale più diffuso nelle aziende, perché fino a quel momento era in grado di soddisfare l’esigenza di un’archiviazione centrale dei dati. Dove i dipendenti di un’azienda potevano accedere – senza alcun “inconveniente” – per controllare e condividere alcuni tipi di informazioni o documentazione sul lavoro.
In passato, l’uso di cartelle condivise come sistema di gestione documentale aveva acquisito importanza perché la condivisione di una cartella su un computer consentiva ad altri computer della stessa rete locale di accedere ai file in essa contenuti.
I datori di lavoro utilizzavano questo stesso sistema di gestione documentale perché si riteneva che il collegamento in rete aumentasse la produttività dei dipendenti e, naturalmente, riducesse notevolmente i costi, guadagnando spazio e riducendo la complessità dei sistemi rivolti ai clienti.
Sommario
Svantaggi dell’utilizzo di cartelle condivise
Le cartelle condivise (Google Drive, SharePoint, Dropbox) non soddisfano i requisiti della clausola 7.5 della ISO 9001 per il controllo dei documenti: non gestiscono le versioni obsolete, non hanno flussi di approvazione formale, non generano avvisi di revisione e non producono il registro principale dei documenti richiesto in audit. Il risultato più comune: il personale lavora con procedure obsolete, la causa più frequente di non conformità documentali nelle certificazioni ISO 9001.
Tradizionalmente, l’uso di cartelle condivise era un sistema di gestione documentale che serviva bene allo scopo. Ma a un certo punto sono apparse altre esigenze. Perché:
- Altri utenti possono accedere alle informazioni e farne un uso improprio.
- Gli utenti non possono lavorare contemporaneamente sulle informazioni.
- Altri utenti possono modificare o copiare le informazioni.
- Se il computer che contiene la cartella è scollegato dalla rete o spento, non è possibile accedere ai file.
- Se due persone accedono contemporaneamente allo stesso documento e vi apportano modifiche, le modifiche apportate da una delle due parti non vengono salvate.
Inoltre, con l’uso delle cartelle condivise è nata l’esigenza di condividere i file al di fuori dei confini fisici dell’azienda, attraverso Internet, che è stata determinata dalla diffusione degli smartphone negli ultimi anni. Oltre a condividere i file con i dipendenti, ora è necessario condividere i file con i clienti, facilitare il telelavoro, l’equilibrio tra lavoro e vita privata e la flessibilità degli orari. È necessario l’accesso remoto e su più dispositivi.
Ora c’è anche la necessità di mantenere questi file al sicuro da virus e attacchi esterni e di mantenere i backup in altre località geografiche.
Con l’avanzare dell’era digitale, è di fondamentale importanza essere all’avanguardia nell’ambiente aziendale per fornire un servizio altamente efficiente che soddisfi le esigenze dei clienti e riduca i tempi di attenzione dei dipendenti.
Per ottenere questi risultati, è importante abbandonare l’uso di cartelle condivise e dotarsi di un software di gestione documentale aggiornato che permetta di raggiungerli.
Software di Gestione Documentale
Un sistema di gestione documentale è un programma con tecnologia database adatto al trattamento di documenti amministrativi.
Oggi esistono molti sistema di gestione documentale, ma non tutti sono uguali, né in termini di funzioni né di obiettivi.
La scelta di un buon sistema per un’azienda è di estrema importanza per due motivi:
- Il primo è che tutti i file e le informazioni con cui viene alimentata la rete aziendale devono essere riservati e devono essere estremamente sicuri, in modo da non essere utilizzati impropriamente da terzi o dagli stessi dipendenti. Con l’uso di cartelle condivise, questo non è possibile.
- Il secondo motivo è che tutta la documentazione aziendale sarà archiviata nel sistema di gestione documentale e, in caso di problemi, nessuno potrà accedervi e le attività non potranno essere svolte correttamente.
Cartelle condivise vs. software di controllo documentale ISO 9001: confronto
Ecco perché le cartelle condivise non sono una soluzione valida per il controllo dei documenti ISO 9001:
| Requisito ISO 9001 (cl. 7.5) | Cartelle condivise | Software dedicato |
|---|---|---|
| Controllo delle versioni | ❌ Nessun controllo — più versioni coesistono | ✅ Solo la versione vigente è accessibile |
| Flusso di approvazione formale | ❌ Nessuna evidenza di chi ha approvato | ✅ Registro di chi ha revisionato e approvato |
| Avvisi di revisione periodica | ❌ Nessun promemoria automatico | ✅ Notifiche automatiche alla scadenza |
| Registro principale dei documenti | ❌ Da aggiornare manualmente | ✅ Generato automaticamente in tempo reale |
| Controllo degli accessi per ruolo | ⚠️ Limitato, difficile da gestire | ✅ Permessi granulari per ruolo |
| Tracciabilità delle modifiche | ❌ Chi ha cambiato cosa e quando? | ✅ Storico completo di ogni modifica |
| Evidenza auditabile | ❌ Nessuna evidenza strutturata | ✅ Report pronti per l’auditor |
I 5 problemi documentali più comuni in audit ISO 9001 quando si usano cartelle condivise
- Versioni obsolete in circolazione: il personale lavora con procedure aggiornate l’anno scorso perché nessuno ha ritirato la versione precedente. In un audit, questo genera una non conformità immediata.
- Documenti senza approvazione formale: procedure redatte e utilizzate senza che risulti chi le ha approvate né quando. L’auditor richiede sempre evidenza dell’approvazione.
- Nessun registro principale aggiornato: l’auditor chiede la lista dei documenti vigenti e nessuno ce l’ha. Un software la genera automaticamente.
- Documenti senza identificazione univoca: due procedure con nomi simili, senza numero di versione né codice identificativo.
- Nessuna tracciabilità delle modifiche: una procedura viene modificata ma non rimane traccia di cosa è cambiato, perché, né chi ha dato l’approvazione.
QUALITYWEB 360
Si tratta di un software di gestione documentale con cui è possibile gestire facilmente il controllo di tutti i processi di un’azienda, che permette di gestirli in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
QUALITYWEB 360 non è un sistema di gestione ordinario, ma è sviluppato in conformità alla norma ISO 9001. Il fatto che soddisfi gli standard di questa normativa lo rende il miglior sistema di gestione documentale perché gestisce anche tutti i file e permette di avere queste informazioni dallo stesso posto.
Lo standard ISO 9001 è stato progettato per garantire la soddisfazione dei clienti e migliorare la comunicazione interna, la comprensione e il controllo dei processi aziendali, ed è finalizzato a fornire fiducia nei prodotti e nei servizi forniti da un’azienda.
Gli utenti di questo sistema sono illimitati, il che rende possibile lavorare con molti collaboratori, riduce i tempi di lavoro grazie al fatto che non è necessario iniziare a redigere i documenti da zero. Più dipendenti possono lavorare contemporaneamente su un documento e tutte le modifiche vengono salvate nel documento.
Infine, è possibile utilizzare le informazioni senza la necessità di essere nei locali dell’azienda, basta un dispositivo con accesso a Internet. Va aggiunto che QUALITYWEB 360 non è solo un sistema di gestione documentale, ma anche un sistema di manutenzione e un sistema di gestione della qualità, che aiuta a stabilire, implementare, mantenere e migliorare continuamente i processi aziendali necessari.
Con l’utilizzo del sistema di gestione documentale offerto da QUALITYWEB 360, come datore di lavoro vedrete un aumento dell’ottimizzazione e della produttività dei dipendenti della vostra azienda che si riflette nella qualità e nell’efficienza che questo sistema vi offre.
Tutti i processi che offrite come azienda si rifletteranno sul mercato commerciale, facendo una grande differenza nel servizio offerto ai vostri clienti.
Domande frequenti sul controllo dei documenti ISO 9001
Google Drive è sufficiente per il controllo dei documenti ISO 9001?
No. Google Drive consente di archiviare file, ma non gestisce il ciclo di vita dei documenti ISO 9001: non ha flussi di approvazione formale, non controlla le versioni con storico auditabile, non genera avvisi di revisione automatici e non produce il registro principale dei documenti. In un audit ISO 9001, devi dimostrare che i documenti sono controllati — con un software dedicato questa evidenza è automatica.
Cosa succede se il controllo dei documenti fallisce in un audit ISO 9001?
Il controllo documentale carente è una delle non conformità più frequenti nelle audit di certificazione e sorveglianza. Le situazioni più comuni: procedure obsolete in uso, mancanza di registri di approvazione, assenza di registro principale e documenti senza identificazione di versione. Ogni rilievo genera una non conformità che richiede un’azione correttiva documentata prima di poter chiudere l’audit.
Quanti documenti deve gestire un’azienda con ISO 9001?
La ISO 9001:2015 non specifica un numero minimo di documenti — richiede quelli necessari per garantire l’efficacia del SGQ. In pratica, una PMI con certificazione ISO 9001 gestisce tipicamente tra 20 e 60 documenti controllati: manuale della qualità, procedure di processo, istruzioni operative, moduli e registrazioni obbligatorie.
Qual è la differenza tra documento e registrazione in ISO 9001?
Un documento (o informazione documentata) descrive come fare qualcosa: procedure, istruzioni operative, il manuale della qualità. Una registrazione è la prova che qualcosa è stato fatto: verbali di riunione, risultati di audit, moduli compilati. Entrambi richiedono controllo ai sensi della clausola 7.5, ma con approcci diversi: i documenti si controllano con versioni e approvazioni, le registrazioni con periodi di conservazione e accesso.
