L’uso di cartelle condivise è stato il tipo di sistema di gestione documentale più diffuso nelle aziende, perché fino a quel momento era in grado di soddisfare l’esigenza di un’archiviazione centrale dei dati. Dove i dipendenti di un’azienda potevano accedere – senza alcun “inconveniente” – per controllare e condividere alcuni tipi di informazioni o documentazione sul lavoro.
In passato, l’uso di cartelle condivise come sistema di gestione documentale aveva acquisito importanza perché la condivisione di una cartella su un computer consentiva ad altri computer della stessa rete locale di accedere ai file in essa contenuti.
I datori di lavoro utilizzavano questo stesso sistema di gestione documentale perché si riteneva che il collegamento in rete aumentasse la produttività dei dipendenti e, naturalmente, riducesse notevolmente i costi, guadagnando spazio e riducendo la complessità dei sistemi rivolti ai clienti.
Svantaggi dell’utilizzo di cartelle condivise
Tradizionalmente, l’uso di cartelle condivise era un sistema di gestione documentale che serviva bene allo scopo. Ma a un certo punto sono apparse altre esigenze. Perché:
- Altri utenti possono accedere alle informazioni e farne un uso improprio.
- Gli utenti non possono lavorare contemporaneamente sulle informazioni.
- Altri utenti possono modificare o copiare le informazioni.
- Se il computer che contiene la cartella è scollegato dalla rete o spento, non è possibile accedere ai file.
- Se due persone accedono contemporaneamente allo stesso documento e vi apportano modifiche, le modifiche apportate da una delle due parti non vengono salvate.
Inoltre, con l’uso delle cartelle condivise è nata l’esigenza di condividere i file al di fuori dei confini fisici dell’azienda, attraverso Internet, che è stata determinata dalla diffusione degli smartphone negli ultimi anni. Oltre a condividere i file con i dipendenti, ora è necessario condividere i file con i clienti, facilitare il telelavoro, l’equilibrio tra lavoro e vita privata e la flessibilità degli orari. È necessario l’accesso remoto e su più dispositivi.
Ora c’è anche la necessità di mantenere questi file al sicuro da virus e attacchi esterni e di mantenere i backup in altre località geografiche.
Con l’avanzare dell’era digitale, è di fondamentale importanza essere all’avanguardia nell’ambiente aziendale per fornire un servizio altamente efficiente che soddisfi le esigenze dei clienti e riduca i tempi di attenzione dei dipendenti.
Per ottenere questi risultati, è importante abbandonare l’uso di cartelle condivise e dotarsi di un software di gestione documentale aggiornato che permetta di raggiungerli.

Software di Gestione Documentale
Un sistema di gestione documentale è un programma con tecnologia database adatto al trattamento di documenti amministrativi.
Oggi esistono molti sistema di gestione documentale, ma non tutti sono uguali, né in termini di funzioni né di obiettivi.
La scelta di un buon sistema per un’azienda è di estrema importanza per due motivi:
- Il primo è che tutti i file e le informazioni con cui viene alimentata la rete aziendale devono essere riservati e devono essere estremamente sicuri, in modo da non essere utilizzati impropriamente da terzi o dagli stessi dipendenti. Con l’uso di cartelle condivise, questo non è possibile.
- Il secondo motivo è che tutta la documentazione aziendale sarà archiviata nel sistema di gestione documentale e, in caso di problemi, nessuno potrà accedervi e le attività non potranno essere svolte correttamente.

QUALITYWEB 360
Si tratta di un software di gestione documentale con cui è possibile gestire facilmente il controllo di tutti i processi di un’azienda, che permette di gestirli in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
QUALITYWEB 360 non è un sistema di gestione ordinario, ma è sviluppato in conformità alla norma ISO 9001. Il fatto che soddisfi gli standard di questa normativa lo rende il miglior sistema di gestione documentale perché gestisce anche tutti i file e permette di avere queste informazioni dallo stesso posto.
Lo standard ISO 9001 è stato progettato per garantire la soddisfazione dei clienti e migliorare la comunicazione interna, la comprensione e il controllo dei processi aziendali, ed è finalizzato a fornire fiducia nei prodotti e nei servizi forniti da un’azienda.
Gli utenti di questo sistema sono illimitati, il che rende possibile lavorare con molti collaboratori, riduce i tempi di lavoro grazie al fatto che non è necessario iniziare a redigere i documenti da zero. Più dipendenti possono lavorare contemporaneamente su un documento e tutte le modifiche vengono salvate nel documento.
Infine, è possibile utilizzare le informazioni senza la necessità di essere nei locali dell’azienda, basta un dispositivo con accesso a Internet.

Va aggiunto che QUALITYWEB 360 non è solo un sistema di gestione documentale, ma anche un sistema di manutenzione e un sistema di gestione della qualità, che aiuta a stabilire, implementare, mantenere e migliorare continuamente i processi aziendali necessari.
Con l’utilizzo del sistema di gestione documentale offerto da QUALITYWEB 360, come datore di lavoro vedrete un aumento dell’ottimizzazione e della produttività dei dipendenti della vostra azienda che si riflette nella qualità e nell’efficienza che questo sistema vi offre.
Tutti i processi che offrite come azienda si rifletteranno sul mercato commerciale, facendo una grande differenza nel servizio offerto ai vostri clienti.