Il 9 giugno si celebra la Giornata internazionale degli archivi, che ha lo scopo di riconoscere l’importanza della conservazione e della gestione degli archivi nel settore pubblico e privato, facilitandone l’accesso.
In generale, la Giornata degli archivi ricorda che gli archivi funzionano come uno strumento che aiuta a documentare le attività e le decisioni prese nel tempo, lasciando prove dello sviluppo in tutti i settori della società.
Allo stesso modo, gli archivi sono riusciti a stabilire un ordine all’interno delle organizzazioni, venendo classificati e utilizzati per un adeguato follow-up del miglioramento continuo durante l’implementazione della ISO 9001 nelle aziende.
D’altra parte, avere un software di gestione della qualità dà l’opportunità di avere una gestione dettagliata dei file con un facile accesso per il team di lavoro, ottenendo istantaneamente le informazioni necessarie.
L’organizzazione di un software di gestione della qualità è ideale per le aziende che vogliono soddisfare i requisiti del sistema di gestione della qualità; in QUALITYWEB 360 avrete a disposizione i moduli per una corretta implementazione.
Gestione dei Documenti
La gestione dei documenti aziendali è un insieme di standard applicati per gestire tutti i tipi di documenti creati e ricevuti da un’organizzazione. La gestione mira a facilitarne il recupero, l’estrazione e la distruzione.
In questo senso, la gestione dei documenti consente di accedere rapidamente alle informazioni per qualsiasi tipo di situazione, risparmiando tempo nella ricerca e ottimizzando le prestazioni nel compito richiesto.
Un software di gestione documentale di qualità è un’opzione eccellente per le aziende certificate, in quanto fornisce gli strumenti necessari per il controllo dei documenti e per una comoda organizzazione dei file aziendali.
Le funzioni di un sistema di gestione documentale comprendono:
- Determinare e trovare un file.
- Gestire l’accesso degli utenti ai file.
- Bloccare l’uso dei file.
- Facilitare la classificazione e l’organizzazione efficace dei file.
- Consentire il trasferimento di informazioni tra gli utenti.
Per questo motivo, una corretta gestione dei file faciliterà ciascuno dei processi delle diverse aree dell’organizzazione; per il rispetto della norma ISO 9001 nelle aziende è essenziale avere una gestione efficiente.
Vantaggi di una gestione efficace dei documenti
Ogni giorno le aziende creano e ricevono dati che devono essere archiviati e classificati in qualche modo; una buona gestione dei documenti ne consente la conservazione nel tempo e migliora la produttività del lavoro.
- Archiviazione dei documenti: Il sistema di gestione dei documenti funge da archivio centrale per tutti i documenti aziendali rilevanti, in modo che le informazioni possano essere consultate, modificate e condivise rapidamente.
- Sicurezza dei documenti: un’organizzazione senza alcun tipo di strategia o gestione dei documenti rischia di far trapelare informazioni sensibili e vitali in qualsiasi momento; la gestione consente di adottare misure di sicurezza ottimali.
- Accesso immediato: in diverse aree aziendali è comune avere bisogno di un documento specifico per un’attività; l’accesso immediato alle informazioni fa risparmiare tempo e migliora la produttività.
- Migliore organizzazione: disporre di categorie, tag e metadati facilita l’organizzazione, il recupero e la localizzazione. La ricerca con le parole chiave giuste restituirà il risultato giusto.
- Condivisione dei file: i lavoratori possono condividere e ricevere file o documenti dai colleghi, controllando chi può accedervi.
In questo modo, il software di gestione della qualità fornisce gli strumenti ideali per un corretto adattamento della norma ISO 9001 nelle aziende; saranno disponibili anche i vantaggi della gestione dei file.
Importanza della gestione dei documenti
Il metodo adottato per l’archiviazione dei documenti rivela molto della situazione e del funzionamento interno dell’organizzazione; una cattiva gestione dei documenti significa perdere molto tempo nella ricerca di informazioni.
D’altra parte, c’è anche l’ambiente legislativo per il quale è necessario mantenere una corretta gestione del controllo delle informazioni e dei requisiti di sicurezza per garantire la conformità alle leggi e la conservazione dei documenti.
Alcune raccomandazioni per la gestione dei documenti sono:
- Stabilire una metodologia: avere un protocollo per l’archiviazione dei documenti digitali permetterà al team di lavoro di registrare e trovare correttamente le informazioni.
- Gerarchia delle informazioni: È molto importante definire delle sottocartelle per le diverse categorie di file, soprattutto per le aziende con una lunga storia nel settore.
- Copie di backup: la gestione del software di qualità raccomanda di effettuare costantemente copie di backup dei documenti, in modo da salvaguardare le informazioni e mantenere le versioni precedenti dei file.
Inoltre, la norma ISO 9001 per le aziende fornisce le linee guida per una metodologia efficace. Il software di gestione della qualità garantisce la certificazione in tempi ridotti, utilizzando correttamente le risorse; QUALITYWEB 360 offre le migliori opzioni per la vostra organizzazione.