¿Qué es la gestión de archivos en ISO 9001?

Gestión Documental

• Determinar y encontrar un archivo.
• Administrar el acceso de los usuarios a los archivos.
• Bloquear el uso de archivos.
• Facilitar la clasificación y organización de archivos de forma efectiva.
• Permitir la transferencia de información entre usuarios.

Beneficios de una gestión de archivos eficaz

• • Almacén de documentos: El sistema de gestión de archivos sirve como repositorio central para todos los documentos relevantes de la empresa, para así acceder, modificar y compartir información rápidamente. 
  • Seguridad documental: Una organización sin ningún tipo de estrategia o gestión de documentos está expuesta a filtrar información sensible y vital en cualquier momento; la gestión permite pautar medidas de seguridad óptimas.
  • Acceso inmediato: En las diversas áreas empresariales es común necesitar un documento en específico para una actividad; el acceso inmediato a la información permite ahorrar tiempo y mejorar la productividad.

• Mayor organización: Al contar con categorías, etiquetas y metadatos se vuelve más sencillo las tareas de organizar, recuperar y localizar. Una correcta búsqueda de palabras clave arrojará el resultado adecuado.

• Archivos compartidos: Los trabajadores pueden compartir y recibir los archivos o documentos de sus colegas, mientras se controla quién puede acceder a los mismos.

Importancia de una gestión de archivos

• Establecer una metodología: Tener un protocolo para el almacenamiento de los documentos digitales permitirá que el equipo de trabajo registre y encuentre de forma correcta la información.
• Jerarquía de información: Es de gran importancia definir las subcarpetas para las diferentes categorías de archivos, sobre todo para empresas con una larga trayectoría en la industria.
• Copias de seguridad: Una gestión de calidad en software recomienda las copias de seguridad de documentos de forma constante; así se resguarda la información y se mantienen las anteriores versiones de los archivos.

Preguntas Frecuentes

❓¿Qué es la gestión de archivos en ISO 9001?
La gestión de archivos en ISO 9001 es el proceso para organizar controlar almacenar y proteger los documentos y registros de la empresa asegurando que la información esté disponible actualizada y accesible cuando se necesite

❓¿Por qué es importante la gestión de archivos en una empresa certificada en ISO 9001?
Porque permite mantener el control documental reducir errores operativos asegurar el cumplimiento de la norma facilitar auditorías y mejorar la eficiencia de los procesos internos

❓¿Cómo ayuda la gestión de archivos al sistema de gestión de calidad?
Ayuda a garantizar la trazabilidad de la información evitar el uso de documentos obsoletos mejorar la toma de decisiones y mantener la consistencia del sistema de gestión de calidad