¿Qué es la gestión de archivos en ISO 9001?

gestión de archivos

El día internacional de los archivos es celebrado el 9 de Junio, en donde se pretende reconocer la importancia de resguardar y llevar una buena gestión de archivos de los sectores públicos y privados mientras se facilita el acceso a los mismos.

En general, el día de los archivos permite recordar que funcionan como una herramienta que colabora a la documentación de actividades y decisiones tomadas a lo largo del tiempo; dejando evidencia del desarrollo en todos los ámbitos sociales.

Asimismo, los archivos han logrado establecer un orden dentro de las organizaciones al ser clasificados y utilizados para un adecuado seguimiento de la mejora continua al implementar la ISO 9001 en las empresas.

Por otro lado, al disponer con un software de gestión de calidad se cuenta con la oportunidad de llevar una gestión de archivos detallada y con un fácil acceso para el equipo de trabajo; consiguiendo la información necesaria al instante.

La organización de una gestión de calidad en software es ideal para las empresas que buscan cumplir con los requisitos para el sistema de gestión de calidad; en QUALITYWEB 360 contarás con los módulos para una correcta implementación.

Gestión Documental

La gestión de archivos empresariales es una serie de normas aplicadas para gestionar todo tipo de documentos creados y recibidos por una organización. La gestión tiene como objetivo facilitar su recuperación, extracción y destrucción.

En este sentido, la gestión documental permitirá el rápido acceso a la información para cualquier tipo de situaciones, de esta manera se podrá ahorrar tiempo en su búsqueda y optimizar el rendimiento en la tarea requerida.

Una gestión de calidad en software es una excelente opción para empresas certificadas, ya que dispone de las herramientas necesarias para un control documental y una organización conveniente de los archivos empresariales.

Entre las funciones de una gestión de documentos tenemos:

  • Determinar y encontrar un archivo.
  • Administrar el acceso de los usuarios a los archivos.
  • Bloquear el uso de archivos.
  • Facilitar la clasificación y organización de archivos de forma efectiva.
  • Permitir la transferencia de información entre usuarios.

Es por ello que, una gestión de archivos adecuada facilitará cada uno de los procesos de las diferentes áreas de la organización; para el cumplimiento de la norma ISO 9001 en las empresas es fundamental tener una gestión eficiente.

Beneficios de una gestión de archivos eficaz

Cada día las empresas crean y reciben datos que tienen que ser archivados y clasificados de alguna forma; una buena gestión de archivos permitirá su preservación a lo largo del tiempo, además de mejorar la productividad laboral.

    • Almacén de documentos: El sistema de gestión de archivos sirve como repositorio central para todos los documentos relevantes de la empresa, para así acceder, modificar y compartir información rápidamente. 
    • Seguridad documental: Una organización sin ningún tipo de estrategia o gestión de documentos está expuesta a filtrar información sensible y vital en cualquier momento; la gestión permite pautar medidas de seguridad óptimas.
    • Acceso inmediato: En las diversas áreas empresariales es común necesitar un documento en específico para una actividad; el acceso inmediato a la información permite ahorrar tiempo y mejorar la productividad.
  • Mayor organización: Al contar con categorías, etiquetas y metadatos se vuelve más sencillo las tareas de organizar, recuperar y localizar. Una correcta búsqueda de palabras clave arrojará el resultado adecuado.
  • Archivos compartidos: Los trabajadores pueden compartir y recibir los archivos o documentos de sus colegas, mientras se controla quién puede acceder a los mismos.

De este modo, una gestión de calidad en software proporciona las herramientas ideales para una correcta adaptación de la norma ISO 9001 en las empresas; también se podrá disponer de los beneficios que trae consigo la gestión de archivos.

Importancia de una gestión de archivos

El método implementado a la hora de archivar documentos expone mucho sobre la situación y el funcionamiento interno de la organización; tener una mala gestión de archivos significa grandes pérdidas de tiempo al momento de buscar información.

Por otro lado, también se encuentra el ámbito legislativo para el cual se debe mantener un correcto manejo de los requisitos de control y seguridad de la información para el cumplimiento de las leyes y conservación de los documentos.

Algunas recomendaciones para la gestión de archivos son:

  • Establecer una metodología: Tener un protocolo para el almacenamiento de los documentos digitales permitirá que el equipo de trabajo registre y encuentre de forma correcta la información.
  • Jerarquía de información: Es de gran importancia definir las subcarpetas para las diferentes categorías de archivos, sobre todo para empresas con una larga trayectoría en la industria.
  • Copias de seguridad: Una gestión de calidad en software recomienda las copias de seguridad de documentos de forma constante; así se resguarda la información y se mantienen las anteriores versiones de los archivos.

Asimismo, la norma ISO 9001 en las empresas determina las pautas para una metodología efectiva. Un software de gestión de calidad garantizará una certificación en menor tiempo al hacer un correcto uso de los recursos; en QUALITYWEB 360 están disponibles las mejores opciones para tu organización.

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