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¿Por qué QUALITYWEB 360 es el mejor Software de Control de Documentos?
QUALITYWEB 360 es una herramienta de gestión de la información que te brinda seguridad, accesibilidad donde sea que vayas, de igual manera, protege tus datos. Está diseñado para hacer crecer tu empresa con 15 módulos que permiten mayor eficiencia en tu trabajo.
Destaca por su certificación como software de control de documentos, y el reconocimiento Great User Experience y Rising Star, otorgado por la Organización Finances Online, y la valoración de los mismos clientes lo posiciona como uno de los mejores software de calidad.
Te brinda la oportunidad de obtener el mayor rendimiento para tu empresa, mejorando la productividad del personal, todas estas soluciones amigables fáciles de usar lo convierten en la herramienta ideal para tu empresa.
No es un sistema de gestión común, QUALITYWEB 360, está desarrollado basado en las normas ISO, por ello, asegura el cumplimiento de los servicios, a los que puedes acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Todas las características señaladas, respaldan el trabajo realizado por QUALITYWEB 360, logrando optimizar los procesos que son administrados de manera electrónica.
¿Qué debe incluir un software de control de documentos ISO 9001?
No todo software documental cumple con los requisitos de la cláusula 7.5 de ISO 9001. Estos son los módulos que debe tener para garantizar el control completo:
| Función | Por qué es necesaria en ISO 9001 |
|---|---|
| Control de versiones | Garantiza que solo la versión vigente esté disponible y las versiones obsoletas estén retiradas (cláusula 7.5.3). |
| Flujo de aprobación | Registra quién revisó y aprobó cada documento, con fecha y firma electrónica — evidencia exigida en auditorías. |
| Alertas de revisión periódica | Notifica automáticamente cuando un documento debe revisarse, evitando que procedimientos queden desactualizados. |
| Control de acceso por roles | Solo el personal autorizado puede crear, modificar o aprobar documentos — protege la integridad del SGC. |
| Listado maestro de documentos | Inventario centralizado de todos los documentos del SGC con su estado, versión vigente y fecha de próxima revisión. |
| Registros de distribución y lectura | Evidencia de que el personal pertinente ha accedido a los documentos actualizados — requisito frecuente en auditorías sectoriales. |
| Repositorio en la nube | Acceso desde cualquier dispositivo, sin riesgo de pérdida de datos, con copias de seguridad automáticas. |
Control de documentos en ISO 9001: errores más comunes que evitar
Estos son los problemas que aparecen sistemáticamente en auditorías ISO 9001 cuando el control documental se gestiona con carpetas compartidas o correo electrónico:
- Versiones obsoletas en circulación: el personal trabaja con procedimientos desactualizados porque nadie retiró la versión anterior. Con un software de control documental, las versiones obsoletas se archivan automáticamente y dejan de ser accesibles.
- Documentos sin aprobación formal: procedimientos redactados y usados sin que conste quién los aprobó ni cuándo. Cualquier software SGQ mantiene el historial de aprobaciones como evidencia auditable.
- Sin listado maestro actualizado: el auditor pide la lista de documentos vigentes y nadie la tiene. Un software la genera automáticamente en tiempo real.
- Documentos sin identificación única: dos procedimientos con nombres parecidos, sin número de versión ni código. El software asigna identificadores únicos automáticamente.
- Sin trazabilidad de cambios: se modifica un procedimiento pero no queda registro de qué cambió, por qué ni quién lo aprobó.
¿Qué ofrece QUALITYWEB 360?
Un software de control de documentos para ISO 9001 te permite gestionar de forma centralizada todos los documentos de tu SGC: procedimientos, instrucciones de trabajo y registros, con control de versiones, flujos de aprobación, alertas de revisión y trazabilidad completa. Elimina el riesgo de que tu equipo trabaje con versiones obsoletas — la causa más frecuente de no conformidades documentales en auditorías ISO 9001.
QUALITYWEB 360 cuenta con 16 módulos que han sido pensados para que tu trabajo sea más fácil, entre los cuales encontrarás Control de documentos, Auditorías internas, Acciones correctivas, KPI´s, entre otros, asegurándote el mejor desempeño.
Administra y controla todos los procesos y gestiones de tu empresa con el mejor programa de gestión de calidad, QUALITYWEB 360, tendrás todo en el mismo lugar, con análisis rápidos y eficaces para alcanzar las metas que te has propuesto.
El módulo de auditoría interna permite a cada usuario documentar todas las auditorías, como la planificación, ejecución y seguimiento del trabajo, asimismo, los proyectos de la empresa.
Si lo que necesitas es realizar un mejor reclutamiento, el módulo de Requisiciones de Personal está pensado para facilitarte este proceso, de igual manera, el módulo de Evaluaciones de Personal, permite hacer una valoración eficaz de todo el personal de tu empresa y tomar acciones correctivas para mejorar la capacidad de aquellos que no logran alcanzar a la meta establecida.
Cada día debemos conocer el estado de nuestra empresa, por ello QUALITYWEB 360, cuenta con el módulo de Gestión de Riesgos de Calidad, analizar todos los procesos de tu organización y aminorar los riesgos de calidad.
La opinión de tus clientes no se debe pasar por alto, por esto, debes emplear las herramientas que te muestren el desempeño y la valoración que tienen de tu empresa, con los módulos Quejas y Satisfacción del Cliente, podrás llevar el seguimiento de todas las quejas de tus clientes hasta la solución que mantenga el nivel de satisfacción del cliente, asimismo, fortalecer la percepción que tienen de tus productos y servicios rápidamente.
Además, la Evaluación de Indicadores mide el desempeño de todos tus procesos y si es necesario, aplica acciones que mejoren el trabajo realizado en cada área de la empresa.
Algunas características:
- Facilidad de uso.
- Acceso desde cualquier lugar.
- Documentos en formato original (convertidos en PDF).
Su uso fácil es uno de los distintivos, puesto que no necesita conocimientos especiales para que el software funcione, únicamente debe configurar y ¡listo!, puedes iniciar a usarlo.
La reducción del tiempo de trabajo es posible gracias a que no es necesario realizar dobles tareas o iniciar desde cero la redacción de los documentos, pues QUALITYWEB 360 los convierte en PDF de manera automática, esto evita modificaciones, por tanto, los índices de confianza de nuestros clientes son mayores.
Finalmente, puedes tener acceso desde donde te encuentres, facilitando la comunicación y actualización de información en nuestra nube sin que sea necesario estar presente en la empresa.
El mejor Software de Control de Documentos
Sin duda, QUALITYWEB 360, es la mejor opción de inversión para la gestión de calidad, además se ha convertido en el favorito de las empresas por su asistencia a los clientes, la facilidad de uso y la credibilidad de sus procesos.
Es recomendable que puedas iniciar a usar nuestro software de control de documentos lo antes posible, de esta manera, la optimización y productividad de tu empresa se verá reflejada en la calidad y eficiencia de los servicios que ofreces y en la mejora obtenida del personal mediante las capacitaciones y evaluaciones que QUALITYWEB 360 ofrece.
¡No esperes más tiempo!
No dejes pasar la oportunidad de alcanzar la eficacia que tu empresa, personal y clientes merecen, te aseguramos que los procesos que realices marcarán una diferencia en el mercado actual y tendrás una ventaja sobre las demás empresas.
Son muchos los beneficios que puedes tener con QUALITYWEB 360, hemos mencionado algunos, pero puedes descubrirlos todos usando las herramientas que tiene a tu disposición.
Preguntas frecuentes sobre software de control de documentos
¿Cuál es la diferencia entre un software de control de documentos y un gestor documental genérico?
Un gestor documental genérico (Google Drive, SharePoint, Dropbox) almacena archivos pero no gestiona el ciclo de vida de los documentos ISO 9001: no tiene flujos de aprobación formal, no controla versiones con historial auditable, no genera alertas de revisión periódica y no produce el listado maestro de documentos que pide un auditor. Un software de control de documentos ISO 9001 está diseñado específicamente para cumplir la cláusula 7.5 con toda la evidencia necesaria.
¿Cuántos documentos debe gestionar una empresa con ISO 9001?
ISO 9001:2015 no especifica un número mínimo de documentos — requiere los que sean necesarios para asegurar la eficacia del SGC. En la práctica, una PYME con certificación ISO 9001 suele manejar entre 20 y 60 documentos controlados: manual de calidad, procedimientos de proceso, instrucciones de trabajo, formularios y registros obligatorios. El software de control documental facilita escalar sin perder el control.
¿Se puede usar Google Drive para el control de documentos ISO 9001?
Técnicamente sí, pero con riesgos importantes: Google Drive no tiene flujos de aprobación formal, no gestiona el estado “obsoleto” de los documentos, no genera alertas de revisión automáticas y no produce un listado maestro auditable. En una auditoría ISO 9001, debes poder demostrar que los documentos están controlados — con un software dedicado esta evidencia es automática.
¿Qué ocurre si el control de documentos falla en una auditoría ISO 9001?
El control documental deficiente es una de las no conformidades más frecuentes en auditorías de certificación y vigilancia. Las situaciones más comunes: procedimientos obsoletos en uso, falta de registros de aprobación, ausencia de listado maestro y documentos sin identificación de versión. Cada hallazgo genera una no conformidad que requiere acción correctiva documentada antes de poder cerrar la auditoría.
