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L’importanza Dell’audit Interno

All’interno dei requisiti di un sistema di gestione per la qualità basato sullo standard ISO 9001, ce ne sono diversi focalizzati sul miglioramento continuo, ovvero il caso dell’audit interno.

Un errore comune è vedere l’audit interno come un esame del personale o dei processi per intraprendere azioni correttive nel caso in cui abbiano fatto qualcosa di sbagliato, questo fa sì che il personale diventi nervoso e riluttante a fornire informazioni durante lo svolgimento dell’audit interno.

Dobbiamo vedere l’audit interno come uno strumento di miglioramento continuo il cui unico scopo è migliorare le prestazioni di tutti i processi dell’azienda e non prendere ritorsioni nei confronti del personale per non aver svolto correttamente alcuna attività.

Il semplice fatto di condurre un audit interno, anche informale, ti darà un’ampia panoramica di come stai portando avanti tutti i tuoi processi e se dovresti correggerne o migliorarne alcuni.

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Di seguito elencherò diversi aspetti in cui l’audit interno ti aiuterà e perché è così importante in un sistema di gestione per la qualità.

1- Ti aiuta a garantire la conformità ai requisiti e ad aumentare la soddisfazione del cliente.

Quando parlo di requisiti, non mi riferisco solo a quelli inclusi nella norma ISO 9001, per che il nostro sistema di gestione per la qualità sia completo dobbiamo concentrarci su vari tipi di requisiti:

  • Requisiti del cliente
    • Alla fine questi sono i più importanti, ricorda che la soddisfazione del cliente si misura in base al soddisfacimento dei suoi requisiti e questo è l’obiettivo principale di un sistema di gestione per la qualità.
    • Alcuni esempi di requisiti del cliente possono essere, tempi di consegna, quantità di prodotto richieste, colori, ecc.
  • Requisiti legali o normativi
    • Questo include tutti i requisiti che per legge devono essere soddisfatti nelle aziende, nonché gli standard internazionali e nazionali in base al loro settore di attività .
    • Questi includono le leggi dei lavoratori, le tasse e gli standard come ISO 9001
  • Requisiti dell’organizzazione
    • Questi requisiti sono tutte le politiche e i processi stabiliti dall’organizzazione stessa per il controllo che nessun’altra normativa richiede.
    • Possono essere politiche di sconto, politiche sull’uso di veicoli, abbigliamento, ecc.

2- Nell’audit interno vengono rilevate opportunità di miglioramento. 

Non è molto comune che il personale stesso possa visualizzare come migliorare il proprio processo poiché generalmente è così immerso nelle attività che non c’è tempo per analizzarle alla ricerca di miglioramenti.

Poiché uno dei principi dell’audit interno è che viene svolto da personale esterno al processo oggetto di audit, le attività possono essere osservate da un altro punto di vista ed è più probabile che si individuino opportunità di miglioramento e si applichino azioni preventive.

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3- Nell’Audit interno si rilevano le esigenze formative

In genere l’audit interno è disapprovato dal personale in generale poiché è preso come esame e c’è il timore di essere rimproverati in caso di riscontro di non conformità, è molto importante trasmettere che quello che si cerca è migliorare il processo e se qualcosa è andato storto forse è perché il personale non era nemmeno ben formato per svolgere le attività, che non è colpa loro.

Questo è più comune di quanto si pensi, in questo senso l’attenzione dovrebbe essere rivolta alle Risorse Umane e per poter migliorare il processo di inserimento e formazione del personale e si può garantire che il personale sia idoneo a svolgere le attività assegnate.

4- Informazioni affidabili vengono fornite all’alta direzione

Poiché il processo di audit interno deve rispettare determinati principi in conformità con le disposizioni della norma ISO 9001, ad esempio che il personale non può verificare il proprio lavoro, deve essere basato su l’acquisizione di prove, la cura professionale, ecc. potete garantire che le relazioni di revisione presentate all’alta direzione saranno oggettive.

Ciò conferisce all’alta direzione fiducia nel processo decisionale e nel sistema di gestione per la qualità stesso.

Questi sono solo alcuni dei motivi per cui l’audit interno è così importante per la ISO 9001, quando inizi a svolgerlo nella tua organizzazione ti renderai conto che ce ne sono ancora molti altri.

Qualcosa che può aiutarti ad avere più fiducia nel rispetto dei requisiti normativi è l’uso di software specializzati con cui avrai la possibilità di controllare tutti i processi della tua azienda in modo semplice.

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